Utfordring
Å få en bedre oversikt over alle fakturaer, transaksjoner og medlemmers kjøp for å hjelpe dem mer effektivt og effektivisere administrasjonen.
Løsning
Et skifte til skyen, samt utvikling og implementering av et helautomatisk faktureringssystem ved hjelp af Dynamics 365, EDI, Power BI og Cepheo Managed Services.
Resultat
Vesentlig forbedret automatisk virksomhetsstyring som muliggjorde administrativ effektivitet samt ressurs- og pengebesparelser.
Hva får en fysisk og på mange områder analog bransje som VVS-branchen ut av digitale løsninger? Mye, viser det seg. I hvertfall hos Comfort, som er Sveriges største VVS-kjede.
Comfort-kjeden ble grunnlagt i 1972 med det som fra starten av var en forretningsidé om å selge baderomsartikler i butikkene. Gjennom årene har både virksomhetens navn og fokus endret seg. I 2005 fusjonerte de to mellomstore kjedene Comfort og Reko, hvilket resulterte i en av markedets ledende VVS-virksomheter. Med sine mer enn 1.800 sertifiserte montører og rundt 120 selvstendige medlemsvirksomheter, hvorav 65 er butikker, er Comfort i dag Sveriges suverent største kjede innenfor VVS-installasjon. Lokalt i hele Sverige og på hjemmesiden selges alt innenfor baderom, vann, varme og energi. Utover dette tilbyr virksomheten installasjon, service og vedlikehold. De rådgiver også om varmeløsninger og energioptimering.
Når det kommer til optimering er det grunnet antallet medlemsvirksomheter og fakturaer som konstant opprettes, veldig viktig å ha automatiserte og optimerte forretningsprosesser. Det er her digitalisering og Cepheo kommer inn i bildet for Comfort. Hans Spett, virksomhetens IT- og logistikksjef, forteller om hvordan det digitaliserte samarbeidet med medlemsvirksomhetene ser ut:
«Man kan si at hovedoppgaven for oss som jobber sentralt er å understøtte våre medlemmer med alt fra innkjøp og kampanjer til IT- og systemsupport. Ved å gå sammen får vi større volum og bedre innkjøpspriser. Grunnleggende handler det om å bidra med fordeler og økt lønnsomhet for hvert enkelt medlem. Tidligere var medlemmene aksjonærer i Comfort, og uansett medlemsvirksomhetens størrelse hadde de én aksje og én stemmerett. Fra januar 2022 endret vi vår struktur, og nå kan virksomhetene enten være medlemmer uten medeierskap eller selge deres virksomhet til Comfort Group og fortsette med å drive den lokale virksomheten som et selvstendig datterselskap til Comfort.»
Interne prosjekter med eksterne fordeler
Å bestemme seg for å implementere et finansielt system kan være vanskelig nok. Å få en partner til å gjøre det kan være en mye vanskeligere oppgave. Med rundt 700.000 produkter og omkring 50 leverandører er det essentielt for Comfort å ha en god struktur og tydelig kunne følge med på hvordan de klarer seg både kvalitets- og salgsmessig. I 2013 satte virksomheten derfor igang «Grundplattan» med formål å sikre bedre kvalitetsvarer fra sine grossister samt bedre oversikt over hvilke produkter medlemmene kjøpte. Cepheo hjalp Comfort med å realisere prosjektet gjennom sparring og implementering av de tekniske løsningene. Backend-aktivitetene i «Grundplattan» ble kjørt på Microsoft Dynamics AX2012 i kombinasjon med et data-warehouse.
Etter at Comfort, med veiledning fra Cepheo, migrerte fra Dynamics AX2012 til Dynamics 365, besluttet virksomheten i 2019 seg for å strømlinje transaksjonene i organisasjonen enda mer. Både for å få en bedre oversikt over alle medlemmenes kjøp og kunne hjelpe dem mer effektivt, og fordi antallet fakturaer og transaksjoner steg. Internt kalles prosjektet «Betalingsansvar».
«Prosjekt Betalingsansvar betyr at vi tar på oss betalingsansvaret når medlemmene bestiller - og sikrer at de gjør det - hos våre kontraktleverandører. De bestiller selv direkte hos grossisten, som igjen sender ordren til medlemmet, men fakturaen går til oss. På den måten har vi betalingsansvaret, vi betaler leverandøren og fakturerer deretter medlemmet. Medlemsvirksomhetene er helt selvstendige, og de bestiller ikke noe gjennom oss, men vi tar oss av rammeavtaler og betalingsansvar. Vi krever av både kontraktleverandører og medlemmer at de skal kunne sende og motta EDI-fakturaer,» sier Hans.
Effektivitetsgevinster med EDI-fakturaer
Hva er en EDI-faktura vil noen kanskje spørre? Veldig enkelt kan du beskrive EDI (Electronic Data Interchange) som en oppgradering av PDF (Portable Document Format). Hvor en PDF bare er et mer eller mindre vilkårlig digitalt format som fungerer som en digital papirfaktura, er EDI heller strukturerte data i et avtalt format, som gir mindre risiko for feil i ordrer, ordrebekreftelser og fakturaer. EDI er også en sikrere måte å sende og motta fakturaer på, samtidig som det digitaliserer og effektiviserer fakturabehandlingen. Vil du gjøre det enklere for deg selv, kan du kalle EDI for en «E-faktura».
Hans fortsetter: «En positiv effekt av at vi betaler leverandørenes fakturaer, og medlemmene betaler oss, er at vi kan se om et medlem drøyer med betalingen. Da ringer en liten alarmklokke hos oss. Hva er problemet? Trenger medlemmet støtte eller noe annet? I dag kan vi komme inn og hjelpe raskere enn da medlemmet hadde et forretningsforhold til leverandøren og ikke til oss. At vi har bedre styr på økonomien i våre medlemsvirksomheter enn tidligere er en veldig viktig del av Prosjekt Betalingsansvar og er en stor fordel for hele kjeden.»
Store mengder innebærer alltid risiko for feil som krever manuell håndtering. Det viktige er at man i stedet for å hele tiden ha en flow under oppsyn, kan fokusere på å raskt få løst de få feilene som oppstår. Før Comfort fikk hjelp av Cepheo til å utvikle og implementere sitt helautomatiske faktureringssystem, inkludert EDI mellom leverandører og medlemsvirksomheter, kunne fakturaer slippe gjennom og gi problemer på flere nivåer. Med Comforts digitaliserte prosess rundt fakturaflow, hvor alt nå er i skyen, skjer ikke det lenger.
«Vi håndterer cirka 16.000 inn- og utgående fakturaer i uken, og det hele foregår nesten helt uten manuelt arbeid. Nå som vi er en så stor kjede som håndterer så store mengder med fakturaer og har så mange transaksjoner med våre medlemsvirksomheter, må vi ha en automatisert faktureringsprosess samt en stabil og langsiktig systemsupport. Det får vi gjennom dagens løsning med EDI, basert på Dynamics 365 og takket være samarbeidet med Cepheo,» sier Hans.
Fordelene ved en sentral skybasert og stabil løsning er at den automatiske styringen er vesentlig forbedret, hvilket i seg selv gjør det mulig å bruke både ressurser og penger på andre ting. Hans gir eksempler på noen tydelige administrative effektivitetsgevinster som Comfort har nytt godt av de siste årene:
«Siden vi ikke har behov for en person som håndterer fakturaene manuelt, har vi også kunnet outsource den finansielle oppgaven rundt betalingsansvar. Virksomheten vi samarbeider med er plassert i utlandet, hvor de håndterer alt av regnskap og bokføring direkte i vårt system.»
Fakta trumfer magefølelsen
En stor fordel ved Dynamics 365-plattformen er de sterke integrasjonsmulighetene som finnes med andre produkter i hele Microsofts økosystem av apper og løsninger. Power BI er en viktig del av denne omfattende verktøykassen, hvor den gir mulighet til å fange data og få kunnskap fra forskjellige kilder. Uansett om det er Excel, Azure eller Dynamics 365, lar Power BI deg analysere, visualisere og transformere disse dataene til forretningsinnsikt som enkelt kan deles på tvers av hele organisasjonen din.
«I forbindelse med overgangen fra Dynamics AX2012 til Dynamics 365 begynte vi å bruke Power BI-rapporter med informasjon hentet fra vårt data-warehouse. Det betyr at vi har enda bedre kontroll på alle innkjøpene som våre medlemmer foretar, samtidig som vi kan jobbe mer faktabasert ovenfor våre leverandører,» sier Hans.
Hvorfor support er viktig
For en IT-sjef handler det ikke bare om å bestemme hvilke løsninger som passer best til virksomhetens behov og budsjett, det er like viktig å ta stilling til om en investering i applikasjonssupport er den rette veien å gå. Prosesser og datastrømmer skal kjøre i bakgrunnen, mens du konsekvent og over tid skal vedlikeholde applikasjoner i forhold til sikkerhet, nye forretningsbehov, regler, krav og versjoner samt feilrettelser. Et tilsynelatende lite problem kan føre til sløsing av verdifulle IT-ressurser, hvilket kan være bekymrende nok. Går det veldig galt kan hele forretningsdriften være utsatt.
Comfort har jobbet sammen med Cepheos eksperter i flere år, og til rådighet for VVS-kjeden står en løsningsarkitekt, en ansvarlig for leveranse, utvikling, teknologi, applikasjoner og BI, samt en rekke spesialiserte konsulenter fra forskjellige land. Samarbeidet omfatter en såkalt Managed Services-avtale, som betyr at Cepheo administrerer, understøtter og oppdaterer Dynamics 365 plattformen hos Comfort. Strategisk rådgivning med løpende oppfølgning og månedlige avstemninger er også en viktig del av avtalen. Hans forteller om ideene bak partnerskapet med Cepheo:
«I min verden er denne beslutningen åpenbar. Spørsmålet er ikke om vi bør ha avtalen, men det handler mer om å få en så gunstig avtale som mulig. Vi er en liten, sentral organisasjon i kjeden og å ha en god support- og driftsavtale med en pålitelig partner er ekstremt viktig hvis vi skal kunne fortsette med å utvikle den løsningen vi har bygget. Det er sikrere enn å være uten, pluss at supporten gir trygghet. Hvis det er en hendelse, er ressurser og ferdigheter kun en telefonsamtale unna. Vi har hatt de samme kontaktene og Service Delivery Manager hos Cepheo i mange år, og det fungerer fint. Jeg ville aldri kjørt et stort IT-prosjekt uten en supportavtale.»
Dataflow konvertert til forretningsverdi
At man som virksomhet aldri kan stå stille, har vært en sannhet i lang tid. Dette stemmer enda mer i dag, da den digitale utviklingen konstant rykker grensene for hva som er mulig. Ved hjelp av Dynamics 365 og Cepheo har Comforts fokus hovedsaklig vært på økonomistyring og administrasjon. Men virksomheten hviler ikke på laurbærene, og IT-sjef Hans Spett avslutter med å fortelle litt om kommende digitale investeringer hos Sveriges ledende VVS-virksomheter:
«Nå som vi har Dynamics 365 og et konstant dataflow, vil vi dra enda mer fordel av Business Intelligence og sørge for å også få disse delene ut til våre medlemsvirksomheter. Så har vi e-handelen vår, som genererer et parallelt flow hvor det er muligheter for å investere og finne ytterlig forretningsverdi.»
