Scanmetals har kun eksistert siden 2009, men har på litt over et tiår oppnådd en bemerkelsesverdig og respektert posisjon med anlegg i Skandinavia, Tyskland, Storbritannia og Portugal.

Ernst & Young i Danmark har to ganger kåret produktionsvirksomheten som vinner av innovasjonsprisen “EY Entrepreneur Of The Year”, i 2018 og 2020. Begrunnelsen bak tildelingen var at Scanmetals er et innovativt selskap som gjennom nytenkende og effektive løsninger utvinner metaller fra forbrenningsanlegg for gjenvinning – både til beste for miljøet og for produsentene.

Til tross for en status som ledende på sitt felt, sto gjenvinningsspesialisten overfor en utfordring som gjorde arbeidet vanskeligere enn nødvendig.

”Den ene utfordringen var at vårt aldrende IT-system gjorde det vanskelig for vår regnskapsavdeling å beregne tallene vi ønsket. Vi ønsket også å redusere mengden arbeidstimer brukt på å manuelt få styr på kostprisene. Det er noe vi har slitt med hver dag i årevis,” sier Scanmetals CIO, Lars Viggo Hvolbøll.

Kostprisen er viktig å vite fordi den angir hva varens verdi er. Utfordringen med å få kontroll på kostprisene fikk som konsekvens at resirkuleringsspesialistens regnskapsavdeling måtte foreta manuelle korrigeringer for hele måneden, på alle varenumre for å få kostprisene til å stemme. Behovet for at regnestykket går opp blir kun større når man tar i betraktning at produksjonsbedriften enkelt kan ha bestillinger på flere hundre tonn fordelt på leveranser på mellom 20.000-30.000 kilo med oppgjør er kilo.

”Hvis vi bommer med noen få øre, blir det til et veldig feil tall med såpass store bestillinger, og det gir et misvisende bilde av lagerkostnaden vår.” sier CIO’en.

Scanmetals starter en ny æra med Microsoft Dynamics 365 Business Central

Da Lars Viggo Hvolbøll startet som CIO for Scanmetals i 2019, gikk han umiddelbart i gang med å utarbeide en ny strategi for å modernisere og standardisere virksomhetens IT-systemer. Dette skulle blant annet gjøres ved å erstatte ulike aldrende IT-systemer til fordel for ett skybasert EPR-system med en felles dataplattform.

Etter grundig vurdering falt valget på Microsoft Dynamics 365 Business Central, som i dag leveres av Cepheo.  

”Vi valgte Business Central fordi denne løsningen gir oss muligheter for å kjøre det samme systemet på tvers av landegrenser. Vi kommer også vekk fra lokale servere, får enklere tilgang til data uavhengig av lokasjon og kan opp- og nedskalere lettere,” sier han.

Produksjonsvirksomheten har tatt et godt valg, nettopp fordi ERP-systemet gir full kontroll over og innsikt i alle forretningsprosesser i sanntid. Business Central integrerer og strømlinjer alle aspekter av resirkuleringsspesialistens produksjonsprosesser, som inkluderer blant annet lagring, distribusjon og regnskap.

Business Central er implementert i Danmark og Storbritannia, mens utrullingen fortsetter på Scanmetals sine øvrige lokasjoner. Derfor har virksomheten fortsatt til gode å kjenne på den fulle verdien av det nye systemet. Lars Viggo Hvolbøll påpeker imidlertid at ERP-systemet allerede gjør det enklere for ansatte å ta tak i oppgaver, noe som gjør arbeidstiden mer effektiv.

Dette merkes spesielt i regnskapsavdelingen, hvor det manuelle arbeidet med kostpriser er redusert takket være smidigere arbeidsprosesser. Tidligere var regnskapsførere nødt til å bruke en tungvindt vei inn i systemet gjennom en Citix-løsning. Nå krever det ganske få tastetrykk for å komme i gang med arbeidet i Business Central.

ERP-systemet bidrar også med å realisere ønsket om å utvide med flere fabrikker i Europa, forklarer CIO’en.

”Med Business Central kan vi utvide selskapet raskere i utlandet, uten at vår IT holder oss tilbake. Det krever kun en server i skyen og da har konsernet adgang til data, uansett fabrikkens lokasjon. Dette gjør prosessen smidigere og raskere, slik at vi kan bruke kreftene på andre oppgaver. Business Central gjør det også enklere å oppfylle lovkrav fra ulike regjeringer når det gjelder MVA-rapportering,”

I følge Lars Viggo Hvolbøll må den kommende perioden brukes på å utforske de ulike funksjonalitetene i ERP-systemet ytterligere for å maksimere utbyttet av investeringen i Business Central. Et av prosjektene er blant annet å standardisere og strømlinje konsernets arbeidsprosesser. Cepheo sin rolle i den prosessen er å være ansvarlig for oppsett og konfigurering, samt rådgivning og sparring.

Ett skritt nærmere å bli en datadrevet virksomhet

CIO’en forteller at det var flere ulike grunner til at Scanmetals valgte Cepheo som sin IT-leverandør av Business Central. 

”Cepheo forsto vår virksomhet og våre utfordringer på et nivå som vi manglet fra vår tidligere IT-leverandør. Vi hadde en god dialog og fikk inspirerende innspill om hvordan vi kunne løse utfordringene på en annen måte enn vi hadde prøvd før,” sier han.

Neste steg på IT-reisen er å fodype seg i bedriftens data. Her spiller løsningene Microsoft DataVerse og Microsoft Power BI sentrale roller, fordi de sammen skaper den rette plattformen for lagring, visualisering og analyse av data. Dette gør at produksjosvirksomhetens ansatte kan basere sine beslutninger på data fremfor antakelser.

Det har ikke vært mulig for Scanmetals før nå, sier CIO’en.

”Det hjelper oss mye at IT-oppsettet vårt er lettere å bruke. Det at Business Central er i skyen gjør også at arbeidet med data er blitt enklere. Jeg har store forhåpninger for fremtiden.”