Schur implementerer en enhetlig global salgsstrategi med Microsoft Dynamics 365 Sales

Emballasjeselskapet Schur gjennomgår en digital transformasjon med Microsoft Dynamics 365 Sales. Microsoft Power Platform styrker løsningen, og Managed Services frigjør tid til å arbeide mer strategisk.

Utfordring

Schur hadde behov for en global salgs- og kundeløsning.

Løsninger

Microsoft Dynamics 365 Sales, som integrerer stamdata og kundestruktur på tvers av enheter og land. Power Platform forbedrer rapporteringen og knytter sammen Dynamics 365 Sales, ERP-systemer og eksterne datakilder.

Resultat

Implementeringen av Dynamics 365 Sales og Power Platform har bidratt til å skape en mer enhetlig tilnærming til salg globalt i tillegg til forbedret administrasjon av data og prosesser over hele organisasjonen.

Schur er et familieeid og toneangivende selskap i emballasjebransjen med røtter tilbake til 1846. De befinner seg midt i en digital transformasjon som tar sikte på å knytte sammen 1000 medarbeidere i Europa, Nord-Amerika og Australia, sammen med 10 fabrikker og 12 salgsavdelinger, i et sammenhengende globalt salgssystem. Dette vil understøtte den globale salgsstrategi deres og gjøre det mulig å tilby kundene løsninger fra hele organisasjonen på en effektiv måte.

Emballasjespesialisten har valgt Microsoft Dynamics 365 Sales med Cepheo som implementeringspartner. Løsningen er nå implementert i flere forretningsenheter og land, med felles stamdata og kundestruktur. Det er imidlertid separate prosesser og brukergrensesnitt for hver enhet for å dekke deres individuelle behov.

Ifølge Jan Damkjær, Group Digitalization Director i Schur, ble løsningen valgt for å bevege seg bort fra en organisasjon der de enkelte forretningsenhetene gjorde det meste av arbeidet på egen hånd.

– Vi ønsker å stå samlet bak salget til kundene våre og kaller det «produksjon fra ende-til-ende». Vi selger maskiner, emballasje, etiketter og serviceavtaler, og de enkelte enhetene må stå samlet på markedet med én felles salgsplattform, forklarer Jan Damkjær.

For å oppnå dette har man en global kontostrategi som gir alle forretningsenheter og salgsavdelinger samlet tilgang til en felles kunde, samtidig som man sikrer en enhetlig kundestruktur over hele organisasjonen.

– For alle kunder kan vi se hvilke forretningsenheter som har avtaler med eller er i aktiv dialog med en gitt virksomhet. Dynamics 365 Sales bidrar til en felles forståelse av hvordan vi jobber med en potensiell eller nåværende kunde med sikte på å øke det samlede salget, i stedet for at det skjer på ulike fronter, sier Jan Damkjær.

Selv om Schurs virksomheter har ulike prosesser – det er forskjell på emballasje og store maskiner, påpeker Jan Damkjær – har det vært avgjørende at alle implementeringer er like når det gjelder strukturen, samtidig som brukergrensesnittet tilpasses de enkelte enhetene.

– Vi har laget et globalt salgssystem som tar hensyn til de individuelle forutsetningene, og som allerede fungerer veldig godt i forretningsenhetene der det er rullet ut. I kjernen avviker vi ikke fra standardelementene i Dynamics 365 Sales eller i Schur-tilpassingene vi har gjort.

Det siste er viktig for Jan Damkjær og Schur for å sikre en løsning som lettere kan vedlikeholdes og utvikles i fremtiden.

«Dynamics 365 Sales bidrar til en felles forståelse av hvordan vi jobber med en potensiell eller nåværende kunde med sikte på å øke det samlede salget, i stedet for at det skjer på ulike fronter.»
Jan Damkjær

Group Digitalization Director, Schur

Microsoft Power BI sikret implementeringen av Sales

Ifølge Jan Damkjærs egne ord har de valgt å gå «all in» på Power BI av to klare årsaker. Delvis for å få dypere innsikt i virksomheten gjennom de innebygde rapportene i Power BI, samt dem som er utviklet av Cepheo. Samtidig har Power BI vist seg å være en betydelig pådriver for å forankre salgssystemet i organisasjonen.

Dette ble oppnådd ved å knytte løsningene tett sammen, slik at ansattes resultater og fremdrift må registreres i Dynamics 365 Sales for å vises i Power BI.

– Bare det som er registrert i Dynamics 365 Sales, vises i Power BI, og dermed også i rapportene som alle ledere må navigere etter. Dette skaper en klar motivasjon for å opprettholde god datadisiplin og utnytte løsningen fullt ut. I ettertid har Power BI virkelig styrket Dynamics 365 Sales-implementeringen, og jeg er ikke sikker på at vi hadde lykkes uten, sier Jan Damkjær om Power BIs verdi.

**Dokumentstyring er et must for en god Dynamics 365 Sales-løsning**

For den familieeide bedriften er orden og struktur viktige verdier. Derfor har Cepheo levert en avansert dokumentstyringsløsning som er fullt integrert med Dynamics 365 Sales-løsningen. Dette betyr at alle e-poster, dokumenter og lignende angående en potensiell kunde arkiveres på Microsoft SharePoint, slik at det er full dokumentstyring fra første e-post til signering av kontrakten.

Det er av stor verdi for et selskap som Schur:

– Vår kundeportefølje spenner vidt og bredt med varierende salgsprosesser på tvers av organisasjonen. For eksempel kan korte sykluser på seks måneder forekomme med kartongemballasje, mens salg av store pakkemaskiner kan ta opptil to år med hundrevis eller tusenvis av dokumenter og tegninger i forskjellige versjoner, forklarer Jan Damkjær.

Han påpeker at når nye medarbeidere blir tildelt en kunde, får de tilgang til hele historikken, noe som sikrer rask oppdatering og full oversikt over den potensielle kunden.

Våren 2023 ble løsningen oppdatert slik at når kunden har signert, konverteres kundeprofilen automatisk til et SharePoint-arkiv. Dette sikrer at dokumentstyringen dekkes fra start til slutt i salgsprosessen for Schur. Ansattes tilgang til detaljert kundehistorikk er avgjørende, ifølge Jan Damkjær:

– Etter min mening er effektiv dokumentstyring like avgjørende for en vellykket Dynamics 365 Sales-løsning som Power BI-delen.

Power Platform sikrer riktige data på rett sted

Power BI er bare én del av Power Platform som Schur bruker effektivt. Microsoft Power Apps- og Microsoft Power Automate-arbeidsflyter integrerer Dynamics 365 Sales-løsningen med ERP-systemene.

– Vi oppretter kunder og kontrakter i Dynamics 365 Sales. Deretter sendes data automatisk til ERP-systemet vårt. Herfra kan vi lage et tilbud basert på data fra salgssystemet. Til slutt sendes tilbudet automatisk tilbake til SharePoint, slik at det også er tilgjengelig i Dynamics 365 Sales-løsningen. Det skjer helt automatisk og er basert på Power Automate-arbeidsflyter, sier Digitalization Director i Schurs Group.

Sammen med Cepheo har Schur etablert et Center of Excellence som overvåker Power Automate-arbeidsflyter og sender e-postvarsler til nøkkelmedarbeidere, slik at de raskt kan svare på eventuelle mangler i lokale Dynamics 365 Sales- eller ERP-løsninger.

– Masterdata og kundestruktur er veldig viktig for oss. Derfor har vi brukt Power Apps til å lage en app som er avgjørende for virksomheten vår. Denne appen henter data fra en ekstern kilde, noe som sikrer at våre kundedata er korrekte og oppdaterte. Disse dataene brukes også av ERP-løsningene og masterdatastrukturen vår når vi foretar bestillinger, leverer og fakturerer, sier Jan Damkjær.

Managed Services frigjør tid

Med Dynamics 365 Sales-løsninger i syv selskaper i fire land og flere implementeringer på vei, er verdien av Schurs‘ Managed Services-avtale med Cepheo allerede stor.

Cepheos kundestøtteavdeling håndterer daglige utfordringer, noe som gir Jan og konsernets IT-avdeling mulighet for mer langsiktig strategisk fokus, fremhever Jan Damkjær:

– Det frigjør tid til å tenke mer langsiktig, samtidig som vi har tilgang til et område hvor vi kan få oversikt over sakene Cepheo har håndtert for oss. Det fungerer veldig bra.

Godt samarbeid skaper teknologisk suksess

Samarbeidet mellom Schur og Cepheo startet i 2020, og Jan Damkjær er svært fornøyd med Cepheo.

– Det er ganske enkelt. Cepheo har dyktige konsulenter som evner å utvikle og implementere gode løsninger som passer vårt selskap, sier Jan Damkjær.

I de tre årene som har gått siden den første kontrakten ble signert, har mye skjedd – både globalt og teknologisk.

– Siden vi startet samarbeidet har det skjedd mye, spesielt på teknologifronten. Et eksempel er Power Platform, som har utviklet seg enormt og blitt et viktig verktøy for oss. Vi har jobbet med Cepheo i mange år, noe vi setter stor pris på. Samarbeidet utvikler seg positivt fordi vi blir bedre kjent og sammen følger med på hvordan teknologien vi jobber med også utvikler seg, sier Jan Damkjær.

Han gleder seg også over at Cepheo har blitt et uavhengig selskap med fokus på Dynamics-baserte løsninger, noe som etter hans syn har økt evnen og fleksibiliteten til å levere løsninger som kan skape grunnlag for suksess hos Schur.

Større sammenheng på tvers av landegrenser

Gjennom implementeringen av Dynamics 365 Sales har Schur oppnådd merkbare forbedringer i forhold til sin globale salgsstrategi, der den nye tilnærmingen bidrar til å skape et sammenhengende salgssystem på tvers av land og enheter.

Det støtter selskapets fokus på å levere felles løsninger på tvers av sine ulike produktområder med Global Account-strategien som skal styrke det interne samarbeidet med kunder. Ifølge Jan Damkjær har den samlede løsningen resultert i en mer strømlinjeformet salgsprosess, som skal sikre en datadrevet tilnærming og et skifte mot felles forretningsinnsikt.

I tillegg til at alt dette er verdifullt i seg selv, er det også en viktig forberedelse til en fremtid der kunstig intelligens utvilsomt vil spille en nøkkelrolle. Det er imidlertid viktig for Jan Damkjær at grunnlaget er på plass før kunstig intelligens integreres i virksomheten:

– Vi må ha kontroll på våre data og prosesser, og vi må sørge for at vi har den nødvendige digitale kompetansen internt. Hvis vi investerer i kunstig intelligens før vi er klare, får vi ikke avkastning på investeringen. Vi må fokusere på det grunnleggende nå, slik at vi ikke faller av lasset når vi går inn med kunstig intelligens, avslutter Jan Damkjær.