Av Randa Sabbah og Dag-Andre Lundeby
Microsoft Dynamics 365 Field Service er en del av Dynamics 365-plattformen som hjelper bedrifter med å administrere og optimalisere både interne og eksterne oppgaver, spesielt de som krever arbeid ute hos kundene.
Dette omfatter oppgaver som installasjon, vedlikehold, reparasjon og inspeksjon av utstyr og maskiner. Løsningen forbedrer vedlikehold av utstyret, øker yteevnen og forbedrer samtidig kundetilfredsheten gjennom bedre planlegging og ressursoptimalisering, og vi vil spesielt fremheve disse to nøkkelfunksjonene i Dynamics 365 Field Service:
- Arbeidsordrestyring
Dynamics 365 Field Service gjør det enkelt å opprette og administrere arbeidsordrer. Oppgaver kan tildeles, spores og planlegges i sanntid, slik at teknikerne får den informasjonen de trenger direkte på sine mobile enheter. Denne funksjonen muliggjør også bedre koordinering mellom frontlinjearbeidere, backoffice og andre team, noe som reduserer feil og forbedrer den samlede oppgaveløsningen. - Ressursoptimalisering
En av de mest verdifulle funksjonene i Dynamics 365 Field Service er ressursoptimalisering. Dette gjør det mulig for bedriftene å redusere kostnadene ved å planlegge både personale og utstyr mer effektivt. Ved hjelp av AI-baserte algoritmer kan systemet automatisk foreslå den beste teknikeren for jobben basert på ferdigheter, sted og tilgjengelighet, slik at oppgavene blir utført raskt og effektivt.
Etter å ha sett på de viktigste funksjonene i Dynamics 365 Field Service, kan vi nå se hvordan disse funksjonene brukes i konkrete eksempler. Det vil bidra til å illustrere hvordan bedrifter kan dra nytte av applikasjonen i hverdagen.
Slik bruker du Dynamics 365 Field Service
Case 1: En oppgradering fra eldre systemer
En av våre kunder i produksjonsindustrien, som brukte en eldre Navision-løsning med en spesialutviklet applikasjon for å administrere field service-aktiviteter, hadde utfordringer med å håndtere ad hoc-oppgaver og sende ut teknikere. Manglende datainnsikt og dårlig kommunikasjon mellom produksjonsteamet, administrasjonen og teknikerne på farten forverret situasjonen.
Her vil implementeringen av Microsoft Dynamics 365 Field Service sammen med Microsoft Dynamics 365 Business Central løse selskapets problemer ved å automatisere arbeidsordrestyringen fullstendig, noe som sikrer mer effektiv håndtering av oppgaver og reduserte manuelle prosesser. I tillegg optimaliseres planleggingen og utsendingen av teknikere, slik at de riktige medarbeiderne blir tildelt de riktige oppgavene på det mest hensiktsmessige tidspunktet.
Teknikerne får også bedre tilgang til data ved hjelp av mobile enheter, slik at de kan få den informasjonen de trenger uansett hvor de befinner seg. Løsningen sikrer også sømløs integrering av data med Microsoft Dynamics 365 Business Central, noe som vil gi en mer sammenhengende og effektiv dataflyt på tvers av systemer.
Endelig vil lagerstyringen bli betydelig forbedret takket være systemets innebygde funksjoner som gir en mer nøyaktig styring av lagerbeholdningen.
Case 2: Effektiv Asset Management i felten
En annen av våre kunder i produksjonsindustrien har integrert Dynamics 365 Field Service med sine økonomi- og driftssystemer (Dynamics 365 Finance og Dynamics 365 Supply Chain Management). Ved å lage dynamiske inspeksjonsplaner basert på utstyr og type arbeid, ble vedlikeholdsarbeidet mer strukturert. Etter hver oppgave ble inspeksjonsrapportene automatisk lastet opp til kundeportalen, noe som ga innsyn og rask tilgang til dokumentasjon.
I tillegg kunne underleverandører utføre arbeid i felten med direkte tilgang til relevante data på sine mobile enheter, noe som gjorde samarbeidet mer effektivt.
Case 3: Strømlinjeformet vedlikehold av energiinfrastruktur
I et pågående prosjekt med et energiselskap har vår implementering av Microsoft Dynamics 365 Field Service standardisert arbeidsprosessene ved hjelp av Field Service mobile. Ved å samarbeide med deres GIS-løsning (Geographic Information System) og andre eldre systemer sikret vi en ensartet tilgang til inspeksjonsskjemaer og arbeidsordrer. Planleggingen ble optimalisert basert på serviceområder, teknikernes kompetanse og arbeidstid, noe som resulterte i en mer effektiv ressursfordeling.
Arbeidsordrer kunne opprettes fra flere systemer, inkludert Microsoft Dynamics 365 Customer Service og Microsoft Dynamics 365 Project Operations, noe som sikret at alle nødvendige data ble synkronisert.
Fordeler med integrasjon med resten av Dynamics 365-økosystemet
En av de største styrkene til Microsoft Dynamics 365 Field Service er dens evne til å integrere sømløst med andre moduler i Dynamics 365-økosystemet. Denne integrasjonen gir mange fordeler for bedrifter som ønsker å optimalisere prosessene sine og utnytte de eksisterende systemene fullt ut.
For det første muliggjør integrasjonen strømlinjeformede prosesser der data automatisk synkroniseres på tvers av ulike moduler. Dette sikrer at de ansatte alltid har tilgang til den nyeste informasjonen, noe som resulterer i en mer effektiv arbeidsflyt og reduserer risikoen for feil og forsinkelser.
I tillegg gjør muligheten til å integrere med IoT (Internet of Things) det mulig for bedrifter å forutse vedlikeholdsbehov, noe som bidrar til å minimere nedetid. Dette reduserer både kostnader og driftsavbrudd, ettersom bedriftene kan handle proaktivt i stedet for reaktivt.
En annen fordel er sammenkoblingen med Dynamics 365 Finance og Dynamics 365 Supply Chain Management eller Dynamics 365 Business Central, som gjør det enklere å håndtere finansielle transaksjoner og lagerstyring. Denne integrasjonen sikrer at alle økonomiske prosesser er tett knyttet til den operative delen av virksomheten, noe som forbedrer den samlede effektiviteten.
Til slutt forbedrer integrasjonen med Microsoft Outlook og Microsoft Teams samarbeidet på tvers av team og avdelinger. Det betyr at de ansatte lettere kan kommunisere, dele informasjon og samarbeide i sanntid, enten de befinner seg på kontoret eller ute i felten.
Oppnå bedre resultater
Dynamics 365 Field Service gjør det mulig for mellomstore bedrifter i Norden å optimalisere field service-aktivitetene gjennom bedre planlegging, automatisering og integrering med resten av IT-økosystemet. Samtidig bevarer man oversikten over og sammenhengen i prosessene takket være samspillet med Dynamics 365 Finance eller Dynamics 365 Business Central.
Ved å fokusere på spesifikke forretningsbehov og utnytte eksisterende data og systemer kan bedrifter raskt oppnå bedre driftseffektivitet og høyere kundetilfredshet.
