Utfordring
Et eldre ikke-supportet ERP-system.
Løsning
Microsoft Dynamics 365 Business Central, Cepheo Framework for Manufacturing and Construction Industries, Microsoft Power BI, Cepheo Managed Services.
Resultat
En slankere og mer effektiv virksomhet.
Egil Rasmussen ble grunnlagt i 1937 som en tømrer- og snekkervirksomhet som siden har vokst til å bli en av de ledende entreprenørene i Danmark, men virksomhetens ERP-system var på vei til å sette den posisjonen i fare.
«Supporten av vårt gamle IT-system ville stoppe i løpet av de neste par årene, så vi ville gjerne oppgradere til et nytt system,» sier Egil Rasmussens regnskapssjef, Rune Lund Sørensen.
Derfor satte entreprenørvirksomheten i gang en prosess i 2019 for å finne sitt nye skybaserte system, et minimum var at det skulle kunne gjøre det samme som det gamle on-premise-systemet.
«Vi har en ny IT-strategi hvor det handler om å gjøre det så enkelt som mulig fremover. Det innebærer å bruke ’plug and play’-systemer i skyen, hvor vi får alle våre behov oppfylt.» sier regnskapssjef Rune Lund Sørensen.
Ulempen med et eldre system uten support er at det ikke lenger vil være mulig å få løpende oppdateringer av funksjonaliteten og sikkerheten. Det gjør både systemet mindre brukbart og sikkert. Det er mulig å lappe hullene selv, men det er en dyr og kortsiktig løsning.
Skybasert ERP-system gjør jobben lettere
Egil Rasmussen valgte Microsoft Dynamics 365 Business Central som binder sammen hele virksomheten i én skybasert plattform, så medarbeiderne kan jobbe bedre og raskere.
«Det er en stor glede for meg som regnskapssjef at Business Central gjør det så lett å bruke Microsofts applikasjoner som f. eks Excel. Den muligheten hadde vi ikke før. Integrasjonen gjør jobben lettere for alle,» sier regnskapssjefen.
Business Central gjør det ikke bare enklere å bruke de øvrige applikasjonene i Microsofts økosystem. Systemet forbedrer også virksomhetens effektivitet, produktivitet og sikkerhet.
Egil Rasmussen har også outsourcet driften av Business Central til Cepheo som følge av en Managed Services-avtale. Det gir blandt annet mer tid for virksomheten til å fokusere på kjerneforretningen.
Bransjeløsning og Power BI binder det hele sammen
Entreprenørvirksomheten fra 1937 har på toppen av Business Central tilføyet bransjeløsningen Cepheo Framework for Manufacturing and Construction Industries (FMCI), som er utviklet til entreprenører, håndverkere og installatører i byggebransjen. Den understøtter hele prosessen fra tilbud og salg, prosjektstart, avlevering og årsgjennomgang.
«Vi valgte FMCI-løsningen for å registrere saker, kostnader og inntekter. Løsningen gir oss også mulighet til å se hvordan sakene har utviklet seg,» sier Rune Lund Sørensen.
Entreprenørvirksomheten består av to deler med en entrepriseavdeling og en serviceavdeling. Entrepriseavdelingen utfører blant annet nybygg og renovering av bygninger, mens serviceavdelingen tar reparasjons- og serviceoppgaver for boligforeninger, forsikringsselskap og virksomheter.
Oppdelingen av virksomheten gjør at Egil Rasmussen også har valgt Microsoft Power BI til å konvertere virksomhetens data til meningsfulle forretningsinnsikter.
«Power BI bruker vi til å trekke rapporter ut fra begge avdelingene. Vi skal f. eks kunne holde styr på hva våre stykkbetalte medarbeidere bruker på materialer kontra deres timelønn. Vår serviceavdeling får opp mot 5.000 saker i året, så vi trenger etterkalkulasjon, hvilket Power BI gir oss muligheten til,» forklarer Egil Rasmussens regnskapssjef.
Det er ingen tvil om hva regnskapssjefen nyter mest ved å jobbe med Power BI:
«Det smarte ved Power BI er at løsningen er bundet opp til vårt ERP-system, så man trykker bare på en link også kommer de dataene opp i Business Central. Det gjør arbeidsprosessene mye mer effektive.»
Egil Rasmussen har fått en slankere og mer effektiv virksomhet
Egil Rasmussen gikk live med sine nye løsninger i 2021, så det er fortsatt begrenset med reelle resultater, men allikevel kan Rune Lund Sørensen merke en stor forskjell.
«Løsningene hjelper oss med å få en så slank organisasjon som mulig. De effektiviserer oss ved å eliminere mange av de manuelle arbeidsprosessene, hvilket sparer oss tid og penger,» sier han og utdyper:
«Det kan f. eks være at registreringen av informasjonene kun skjer étt sted når vi skal ansette en ny medarbeider. Deretter blir alt automatisk opprettet i systemet, så vi heller kan fokusere på den personlige og faglige utviklingen av medarbeideren.»
Entreprenørvirksomheten åpner også opp om hvorfor de valgte Cepheo som leverandør av løsningene.
«Vi valgte Cepheo fordi det er et stort firma som har prøvd det her mange ganger før. Vi likte også at Cepheo har bransjeløsningen FMCI, fordi den minnet om det vi kjente fra våre tidligere system,» sier han.
Det har likevel vært noen utfordringer i samarbeidet med Cepheo, forteller Rune Lund Sørensen.
«Samarbeidet har vært utfordrende til tider. Det skyldes blant annet flere utsettelser grunnet Korona. Nå ser vi bare frem til å få den fulle verdien ut av løsningene vi har kjøpt,» forklarer han.
Regnskapssjefen har et stort håp om at neste digitalisering av entreprenørvirksomheten kommer til å hjelpe med faktureringen av de mange tusen årlige fakturaene.
«Jeg drømmer om at vi får en softwarerobot som sender faktura til godkjennelse. Den ville hjulpet oss mye, så jeg venter på å se en løsning som er billig nok og kan automatisere faktureringen av kanskje 80-85% av fakturaene våre.»
Egil Rasmussen har med sine nye fremtidssikrede IT-løsninger laget et solidt fundament for en bedre fremtid.
