«Nå kjører vi i gang et IT-prosjekt, dere!» er en frase som kan få det til å gå kaldt nedover ryggen på mang en ansatt eller leder som har vært i arbeidslivet i et tiår eller to. I dag er imidlertid de aller fleste bedrifter og privatpersoner så digitaliserte at klassiske IT-prosjekter er for bagatell å regne. Et ERP-prosjekt, derimot, anses av mange som IT-prosjektets avanserte avkom.

Men må det egentlig være slik? Er det opplest og vedtatt at ERP-prosjekter er langvarige, kostbare, ressurskrevende, komplekse og krever en full rokade i hele organisasjonen? I denne artikkelen skal du få lese hvorfor vi mener svaret er et rungende nei på alle punkter.

«Det er så komplisert!»

Ja, men nei. Vi forstår definitivt bekymringer knyttet til systemimplementering, dataintegrasjon, forretningsprosesser, brukeropplæring osv. Men disse bekymringene er gjerne knyttet til premisset om at ERP-systemer er firkantede og lite fleksible av natur. At bedriften må tilpasse seg til systemet.

Vi slår heller et slag for ERP-prosjekter på industriens premisser, der systemet tilpasser seg bedriften. De fleste bedriftene innen industriene vi jobber med har flere (gjerne internasjonale) avdelinger som omfatter alt fra innkjøp og produksjon, til lagerstyring og salg. Ettersom hver av disse avdelingene har unike arbeidsprosesser og spesifikke krav til informasjonsflyt, bør ikke da ERP-systemet ta hensyn til dette «by default»?

Det kan faktisk det. Vi er av den oppfatning at tiden for omfattende tilpasninger, lange implementeringsperioder og store beslag på bedriftens nøkkelressurser er forbi. I Cepheo har vi tilpasset ERP-systemer til bedrifter innen produksjon, energi, engineering og prosjektorienterte industrier i 25 år. Med det bakteppet har vi utviklet en best practice-implementering vi kaller Cepheo Axelerator, som allerede er skreddersydd for bransjene. Det er kun selve implementeringen som gjenstår. Og den går faktisk ganske radig.

«Dette kommer til å ta tid»

Her er det bare å stålsette seg for et langvarig prosjekt, tenker du kanskje. Ett år? To? Tre? Tidsaspektet er en klassisk bekymring som ofte gjør at bedrifter nøler med å gå i gang med et ERP-prosjekt. Og bekymringen er ikke ubegrunnet: tradisjonelt sett har implementering av ERP-systemer tatt svært lang tid, og gjerne gått utover daglig drift og produktivitet. Slik er det heldigvis ikke lenger.

En skreddersydd ERP-løsning reduserer tidsbruken betraktelig. I krysningspunktet mellom «let’s find your size» og «one size fits all» har vi utviklet en «this size fits you»-løsning. Den passer sømløst inn i de aller fleste eksisterende forretningsprosesser, noe som betyr mindre tid til tilpasning og integrasjon. Dermed kan bedriften raskt gå i gang med opplæringen, og med det oppnå resultater raskere.

I omfattende ERP-prosjekter snakker vi gjerne om time to value – altså hvor lang tid det tar før du oppnår nytte eller verdi. For kundene vi har implementert Cepheo Axelerator hos, har denne vært helt nede i 3–4 måneder. Men selv om tid er penger, og et kortere prosjekt derfor stort sett er mer kostnadseffektivt enn et langt prosjekt, betyr ikke det absolutt alt.

«Uff, det her blir dyrt»

For selv om tid er penger, og tiden kan nedjusteres betraktelig, er det andre kostnader knyttet til et ERP-prosjekt enn kun antallet konsulenttimer. Mange bedrifter frykter at implementeringen vil føre til store investeringer i programvare og maskinvare, og ikke minst gå ut over produksjonen.

En ERP-løsning forhåndsdefinert til akkurat din bransje kan derfor være en kostnadseffektiv tilnærming. Ved å bygge på eksisterende infrastruktur og bruke en allerede bransjespesifikk programvare, kan kostnadene reduseres betydelig. Å forsøke å skreddersy en standardisert løsning blir ofte både dyrt og dårlig. Ved å endre premisset om hva «standardisert» er, forandres imidlertid rammebetingelsene drastisk.

En vellykket ERP-implementering gir avkastning ved å forbedre effektiviteten, optimalisere ressursallokeringen og redusere operasjonelle kostnader på lang sikt (det er vel kanskje derfor du lurer på om du skal gå i gang med et ERP-prosjekt i det hele tatt). En vellykket ERP-implementering med Cepheo Axelerator forkorter ikke bare tidshorisonten, men reduserer også investeringskostnaden betydelig.

«Jeg gruer meg til å presentere dette»

Uansett hva vi, kundene våre eller dine egne beregninger forteller deg om kompleksitet, tidsbruk og kostnader, kommer du ikke unna den menneskelige faktoren i et ERP-prosjekt. Du kan kanskje si at vi har spart den skikkelige nøtten til slutt i denne artikkelen: For mange er selve endringsprosessen det største hinderet for å sette i gang (ref. IT-prosjektene fra forrige teknologirevolusjon).

Ikke bare krever implementeringen av et nytt ERP-system at de ansatte endrer måten de jobber på – det krever en enorm mental omstilling. For å lykkes med implementeringen er du derfor avhengig av å mestre endringsledelse, og å forankre prosessen i hele bedriften din. Dette innebærer blant annet å involvere de ansatte i planleggingen, opplæringen og implementeringen av det nye systemet.

Derfor har vi utviklet Cepheo Axelerator med utgangspunkt i nettopp bransjene produksjon, energi, engineering og prosjektorientert industri. Arkitektene våre har bakgrunn fra bransjene, og vet hvordan det kjennes på kroppen når arbeidsflyten endres. Derfor er også implementeringsløpet til Cepheo Axelerator lagt opp til å ta hensyn til disse utfordringene, og med det gjøre overgangen for bedriften sømløs. Vi vet ikke bare at du trenger et ERP-system – vi vet hvorfor.

Et ERP-prosjekt er ikke hva det en gang var

Barrierene for å gå i gang med et ERP-prosjekt i bransjene produksjon, energi, engineering og prosjektorienterte industrier er reelle. Det kommer vi ikke utenom. Men gjennom tiår med erfaring og utvikling, har vi gjort det vi kan for å senke dem til et nivå der ERP-prosjektet i verste fall er spiselig, i beste fall en dans på roser.

Mestre kompleksiteten, reduser kostnadene, minimer tidsbruken og få aksept for endringsprosessen. Det høres utopisk ut, men er faktisk ganske så oppnåelig. Vi mener det er på tide å se på ERP-implementering som en smidig og effektiv mulighet til å styrke konkurranseevnen og oppnå en mer effektiv drift.

Det vil komme en tid der vi ser på ERP-implementering på lik linje med da norsk industri tok i bruk samlebåndet. Og tro du oss, vi vil være fremme i skoen og lete etter beste løsning da også. Enn så lenge har vi gleden av å presentere Cepheo Axelerator.

Her kan du lese mer om implementeringsmodellen og fordelene din bedrift oppnår med den.