Gjennom årene har jeg vært involvert i mange Dynamics 365-prosjekter – som konsulent, leveranseleder og nå som leder for Service Delivery-team. Og gang på gang ser jeg det samme mønsteret. Når virksomheter planlegger et IT-prosjekt, brukes det mye tid på å definere omfang, design og tidsfrister. Men altfor sjelden stilles det kanskje viktigste spørsmålet: Hvordan skal løsningen faktisk driftes, videreutvikles og skape verdi når den er satt i produksjon?

Mange virksomheter oppdager først hvor viktig driftsmodellen er etter go-live. Dokumentasjonen er mangelfull, ansvar er uklart definert, og teamet som skal overta løsningen har ikke vært en del av utviklingsreisen. Resultatet blir et system som fungerer teknisk, men som ikke realiserer sitt fulle potensial.

Når drift og videreutvikling ikke integreres som en del av prosjektet, oppstår det et gap mellom det som leveres og den verdien virksomheten forventer å få ut av investeringen.

Driftsmodellen er ikke noe man tar senere

.

Jeg har sett virksomheter gå live med nye løsninger uten tydelige prosesser for endringshåndtering, incident management eller release management. Samtidig forsvinner ofte både energien og eierskapet som drev prosjektet frem, i det øyeblikket prosjektet anses som «ferdig».

Å tenke at drift kan løses i etterkant er en kritisk og dessverre vanlig feil. Heldigvis er løsningen relativt enkel: Ta seg tid til å forme og definere den fremtidige driftsmodellen allerede i de tidlige prosjektfasene, mens engasjementet er høyt og kunnskap, beslutninger og eierskap fortsatt er ferskvare.

Når det operative rammeverket designes fra dag én, skjer det noe grunnleggende. Testing og hypercare kan planlegges med den fremtidige driftsmodellen i tankene. Service Delivery Managers og Release Managers får nødvendig innsikt før go-live. Og med tydelige roller og ansvarsområder kan overleveringen ved go-live bli sømløs i stedet for brå.

Samtidig kan organisasjonen begynne å etablere rytmer for tilbakemeldinger, forbedring og læring allerede i prosjektfasen. Da blir ikke go-live slutten på reisen, men et skifte i fokus – fra å bygge noe nytt til å kontinuerlig forbedre det som er levert.

Stabilitet og utvikling må gå hånd i hånd

I Cepheo jobber vi med et «Evergreen»-tankesett, hvor stabilitet og utvikling går hånd i hånd. Det innebærer at vi allerede i prosjektfasen etablerer to parallelle spor: ett med fokus på Operational Excellence for å sikre stabilitet, ytelse og sikkerhet, og ett med fokus på Continuous Improvement for å legge til rette for læring, optimalisering og innovasjon.

Disse sporene bør ikke komme etter hverandre, men fungere parallelt. På den måten skapes en tett kobling mellom prosjekt, drift og forretning, hvor erfaringer og innsikt kontinuerlig kan brukes til å skape ny verdi.

Men selv den beste driftsmodellen vil mislykkes dersom menneskene den er laget for ikke forstår hvorfor den er viktig. Derfor må endringsledelse starte tidlig. Når nøkkelbrukere, superbrukere og operative roller får innsikt tidlig i prosessen, blir overgangen smidigere og eierskapet sterkere.

Jeg har selv sett hvor mye tryggere og mer proaktive team blir når de får være med på å forme løsningen de senere skal bruke og videreutvikle.

Hva de mest vellykkede virksomhetene gjør annerledes

Virksomheter som lykkes med sine digitale investeringer har ofte noen viktige fellestrekk:

• De planlegger for drift tidlig i prosjektet – eller før prosjektet starter

• De forstår at en løsning aldri er «ferdig», men må utvikles, forbedres og tilpasses nye behov over tid

• De ser at stabilitet og innovasjon ikke er motsetninger, men to sider av det samme Evergreen-tankesettet

Kort sagt: Go-live er bare et tidspunkt. Evergreen er en måte å tenke på.

I neste artikkel deler jeg mine perspektiver på hvordan virksomheter bør organisere seg for å få størst mulig verdi ut av IT-investeringene sine. Det handler blant annet om å definere riktige roller, etablere god governance og legge til rette for et tett og verdiskapende samarbeid mellom forretning, IT og partnere.

«Go-live er bare et tidspunkt. Evergreen er en måte å tenke på.»

Anette Christiansen

Head of Service Delivery, Cepheo