AI, low-code og raskere konfigurasjon gjør det enklere enn noen gang å endre ERP- og CRM-løsninger.

Derfor blir det viktigere enn noensinne å ta utgangspunkt i standardiserte prosesser og være tydelig på hvilke få områder som faktisk fortjener spesialbehandling.

De fleste prosesser bør følge standarden. De få som skaper reell konkurransekraft, er det jeg kaller virksomhetens Crown Jewels.

Forrige innlegg handlet om tempo. Dette handler om dømmekraft.

ERP beveger seg på mange måter nærmere den rytmen CRM-verdenen har jobbet med i årevis.

Endringer skjer raskere. Løsningene utvikler seg kontinuerlig. Og avstanden mellom idé og implementering blir stadig kortere.

Det skaper nye muligheter. Men det skaper også en ny utfordring.

Når AI, low-code og det mange kaller «vibe configuration» gjør det enklere å endre arbeidsflyter, automatiseringer og forretningslogikk, oppstår det en fristelse til å tilpasse mer – rett og slett fordi det er mulig.

Det er her disiplinen blir viktig. For det sentrale spørsmålet er ikke lenger bare hvor raskt virksomheten kan endre systemene sine.

Det sentrale spørsmålet er hvor den faktisk bør gjøre det.

Bare fordi noe er enkelt å bygge, betyr det ikke at det er smart å eie. 

Tre ting er spesielt viktige å ta med seg:

• AI og enklere konfigurasjon gjør det lettere å tilpasse, men også lettere å skape unødvendig kompleksitet.

• De fleste prosesser bør følge standarden. Bare de som skaper reell konkurransekraft bør behandles som Crown Jewels.

• Jo bedre virksomheten forstår sitt standardfundament, desto lettere blir det å identifisere hva som faktisk er unikt.

Når det blir enklere å tilpasse, blir det også enklere å overdrive

I mange år har ERP-prosjekter vært preget av det samme spørsmålet: Skal virksomheten tilpasse seg systemet, eller skal systemet tilpasses virksomheten?

Det spørsmålet er ikke blitt mindre relevant med AI. Tvert imot. For når moderne plattformer gjør det raskere og enklere å bygge arbeidsflyter, logikk og utvidelser, oppstår en ny risiko: At man tilpasser fordi man kan.

Det som er enkelt å bygge i dag, kan fortsatt bli komplisert å eie i morgen. Små unntak kan bli store vedlikeholdsutfordringer.

En smart løsning i dag kan gjøre oppgraderinger, standardisering og videre utvikling vanskeligere senere.

Derfor blir diskusjonen om standard versus tilpasning viktigere, ikke mindre viktig, i AI-æraen.

Standard er ikke et kompromiss

Mange virksomheter omtaler fortsatt standardfunksjonalitet som noe man må leve med frem til man får tid eller budsjett til å bygge den «egentlige» løsningen.

Jeg mener det er en utdatert måte å tenke på.

I moderne ERP- og CRM-prosjekter er standard ofte den mest robuste, skalerbare og langsiktige løsningen.

Standard betyr:

• Lavere kompleksitet

• Enklere oppgraderinger

• Bedre datakvalitet

• Raskere tilgang til ny funksjonalitet

Det betyr ikke at alt skal være standard. Men det betyr at standard bør være utgangspunktet – ikke unntaket.

Dette krever ledelsesmessig disiplin.

For mange prosesser oppleves som unike internt, selv om de i realiteten først og fremst er historiske.

De har oppstått gjennom år med lokale tilpasninger, gamle kundekrav, kompromisser eller arbeidsmåter som ingen egentlig har utfordret. Og når de har eksistert lenge nok, begynner de å føles spesielle.

Men det betyr ikke at de skaper konkurransefortrinn.

De fleste prosesser er ikke Crown Jewels

Hvis vi skreller bort alt det andre, er det bare et fåtall prosesser som faktisk skiller virksomheten fra konkurrentene.

Det er disse prosessene jeg kaller Crown Jewels. Det er områdene der virksomheten er genuint bedre enn andre.

Der arbeidsmåten ikke bare er en intern preferanse, men en faktisk del av forretningsmodellen eller kundeopplevelsen.

Det kan være:

• En unik måte å betjene kunder på

• En spesiell salgsmodell

• En differensierende prismodell

• En særlig sterk planleggings- eller prognoseprosess

• En unik tilnærming til kvalitet, levering eller ettermarked

• Prosesser som direkte påvirker marginer, vekst eller kundelojalitet

Men for de fleste virksomheter utgjør dette bare en liten del av det totale prosessbildet.

Problemet oppstår når alt behandles som om det er en Crown Jewel. Da mister man evnen til å prioritere. Og kompleksiteten vokser raskere enn verdien.

«Problemet oppstår når alt behandles som om det er en Crown Jewel.»

Rasmus Kjærgaard
Director of Business Development, Cepheo

Pareto-prinsippet fortjener en renessanse

Pareto-prinsippet er fortsatt et av de mest nyttige verktøyene i ERP- og CRM-prosjekter.

Poenget er enkelt: Bare et fåtall prosesser fortjener særbehandling.

Spørsmålet bør derfor ikke være: Hvor kan vi tilpasse systemet? Det bør være: Hvilke få prosesser er så viktige at de faktisk fortjener å avvike fra standarden?

Da flyttes diskusjonen fra teknisk mulighet til strategisk nødvendighet. Og det er en langt bedre diskusjon.

Standard må være konkret

En av grunnene til at standarddiskusjonen ofte blir vanskelig, er at standard beskrives som en idé eller ambisjon.

I moderne plattformer er standard langt mer konkret enn som så.

Microsofts Business Process Catalog for Dynamics 365 er et godt eksempel.

Kataloget beskriver prosessene som støttes av plattformen, fra ende-til-ende-prosesser ned til scenarier, systemprosesser og testtilfeller.

Det gir virksomheter et konkret fundament å starte fra før de vurderer hvilke områder som faktisk trenger spesialtilpasning. Et godt prosesskatalog fungerer nesten som et speil.

Det viser hvor virksomheten faktisk er unik. Og hvor den bare har blitt vant til å tro at den er det.

En Crown Jewel må kunne forsvares

Ikke alt som oppleves viktig, er en Crown Jewel.

For at en prosess skal fortjene spesialbehandling, bør minst ett av disse kriteriene være oppfylt:

• Den skaper en målbar konkurransefordel

• Den er avgjørende for kundeopplevelsen

• Den påvirker margin eller vekst betydelig

• Den understøtter en unik forretningsmodell

• Den er vanskelig for konkurrenter å kopiere

• Den er så sentral for virksomhetens identitet at standardisering vil svekke noe verdifullt

Hvis det ikke kan forklares tydelig, er det sannsynligvis ikke en Crown Jewel.

Da er det kanskje bare en vane.

AI gjør prioritering viktigere

Noen vil kanskje tenke at når AI gjør tilpasninger raskere og billigere, blir det mindre viktig å prioritere strengt.

Jeg mener det motsatte er tilfelle.

Jo enklere det blir å endre noe, desto større blir risikoen for at man endrer for mye. Jo enklere det blir å lage et unntak, desto viktigere blir det å vite hvilke unntak som faktisk er verdt å beholde.

Den virkelige konkurransefordelen fremover blir ikke hvem som kan konfigurere raskest. Den blir hvem som har dømmekraft nok til å vite når de skal la være.

«Jo enklere det blir å endre noe, desto større blir risikoen for at man endrer for mye.»

Rasmus Kjærgaard
Director of Business Development, Cepheo

Det vanskeligste er ikke å beskytte det unike

Det vanskeligste er å standardisere det vanlige.

Å akseptere at ikke alle behov er spesielle. At ikke alle variasjoner skaper verdi. Og at ikke alle lokale arbeidsmåter fortjener en plass i plattformen.

Det krever ledelse. Det krever prioritering. Og det krever mot. For på kort sikt føles standardisering ofte som et tap.

På lengre sikt gir det enklere drift, bedre datakvalitet, sterkere styring og større evne til å ta i bruk ny funksjonalitet.

Derfor er standard ikke først og fremst et teknisk valg. Det er et strategisk valg.

Den riktige modellen er en bevisst todeling

De mest modne virksomhetene velger ikke mellom standard og tilpasning. De kombinerer dem.

På den ene siden bygger de et solid standardfundament der prosesser harmoniseres og følger plattformens logikk. På den andre siden investerer de bevisst i de få prosessene som faktisk skaper konkurransefortrinn.

Det er her Crown Jewels ligger.

Det er denne balansen som gir mening i AI-æraen. Ikke maksimal standardisering for enhver pris. Og ikke maksimal fleksibilitet bare fordi teknologien tillater det. Men en bevisst prioritering av det som faktisk skaper verdi.

Det egentlige spørsmålet

Det viktigste spørsmålet i moderne ERP- og CRM-prosjekter er derfor ikke:

Hvor mye kan vi tilpasse?

Men:

Har vi et tydelig prosessfundament, sterke prosesseiere og nok disiplin til å la standarden håndtere det vanlige – slik at vi kan bruke energien på de få prosessene som faktisk er våre Crown Jewels?

Det er en langt tøffere disiplin. Men etter min mening også en langt bedre en.