Utfordring
Tre utdaterte forretningssystem & ett CRM-system som ikke ble brukt i hele virksomheten.
Løsninger
Microsoft Dynamics 365 Customer Engagement.
Resultat
En effektiv, fleksibel og skybasert applikasjon som styrker AS3’s konkurranseevne i markedet.
AS3 rådgiver hvert år 30.000 toppledere og jobbsøkende i Danmark, Sverige, Norge og Finland, og selvom virksomheten har mer enn 30 års erfaring, gjorde IT det vanskeligere og vanskeligere å levere tilfredsstillende rådgivning.
«Vår utfordring var at våre tre forretningsområder hadde hvert sitt utdaterte system. Derfor brukte vi mye tid og mange penger på vedlikehold. Vårt gamle CRM-system var heller ikke implementert i hele virksomheten,» sier Jens Hankert, COO i AS3.
For å løse den oppgaven best mulig er det nødvendig med et digitalt arbeidsredskap som både hjelper med å holde styr på relasjonen mellom kunden og AS3, men også på relasjonen mellom de mange kandidatene som er i rådgivning og deres rådgiver. Problemet var bare at det var en unødvendig hard kamp å lykkes med nettopp det for AS3, grunnet de utdaterte systemene.
«Vi hadde problemer med å få tilpasset systemene til nye forretningskrav, fordi de var fra omkring år 2000. Det gjorde det også vanskelig for leverandørene å støtte dem.» sier Jens Hankert.
Løsningen er Microsoft Dynamics 365 Customer Engagement
AS3s løsning på utfordringen ble å samle de fire systemene over i én moderne, skybasert applikasjon. Ettersom de viktigste dataene i virksomhetens administrasjonssystem er om AS3 sine kunder, valgte rådgivningsvirksomheten etter grundig overveielser Microsoft Dynamics 365 Customer Engagement med Cepheo som leverandør.
Customer Engagement er en skybasert applikasjon som er designet for å hjelpe med å styre klientforhold ved å strømlinje prosesser, sentralisere klientinformasjonen, levere analyser og muliggjøre kjappere kundeservice. Applikasjonen er også bygget for å forbedre effektiviteten på salgs- og markedsføringsteams med dataanalyse samt intelligent innsikt fra Business Intelligence. I tillegg er den også lett å integrere med Microsofts øvrige applikasjoner som Teams, SharePoint, Word og Excel.
AS3 har likevel ikke valgt en helt vanlig utgave av Customer Engagement. I stedet har virksomheten på eget initiativ og i samarbeid med Cepheo videreutviklet standardløsningen ut fra noen svært spesifikke ønsker og behov.
«Vi hadde selv noen ideer som vi presenterte for Cepheo og Microsoft. De var enige i at våre ideer var realistiske, og at de ville bringe oss over på en moderne plattform som var mer effektiv å drifte og videreutvikle ny funksjonalitet på,» sier Head of Technology i AS3, Kim Kragh.
Ideen gikk ut på at AS3 ønsket å utvikle en driftssikker, moderne og fremtidssikret løsning, som var felles for virksomhetens tre forretningsområder. Dessuten skulle løsningen fungere på samme måte og sammen med deres ERP- og CRM-systemer.
Det har HR-rådgivningsvirksomheten oppnådd etter å ha videreutviklet løsningen, hvor data flyter mellom Dynamics-systemene og de øvrige systemene. Det har gitt AS3 et mer oversiktlig, fleksibelt og sikkert IT-landskap.
AS3 vinner to nye store prosjekter takket være Customer Engagement
Etter 2 år med å utvikle og samkjøre tre eldre systemer med hver deres funksjonalitet over i Customer Engagement har den nordiske rådgivningsvirksomheten fått det helt rette arbeidsverktøyet for å understøtte hele forretningen.
«Vi har fått en moderne løsning på de utfordringene vi hadde i de gamle systemene. Det har gitt oss en rekke effektiviseringer og synergier på vår Microsoft-plattform,» sier AS3’s Head of Technology Kim Kragh og utdyper.
«Med løsningen har vi fått fullstendig styr på våre data, hvilket gir oss muligheten til kjapt og kontinuerlig å få en oversikt via dashboards som gir innsikt i vår forretning. Det gjør at vi står sterkere i markedet, og kan levere enda mer verdi til våre kunder og kandidater.»
Customer Engagement gjør det mulig for medarbeidere i forskjellige avdelinger å følge med i arbeidsprosesser og se statusen på dem. Applikasjonen har også automatisert mange av arbeidsprosessene. En av dem er faktureringen og honoreringen, som nå skjer automatisk, hvilket har frigitt tid til viktigere og mer verdifulle oppgaver.
Alle fordelene og mulighetene med Customer Engagement har gitt AS3 noen større strategiske muskler å spille med i en konkurransepreget bransje:
«Vi har vært i stand til å utvide og tilpasse applikasjonen til nye muligheter i forretningen. Det har konkret ført til at vi har vunnet to større oppgaver som vi ikke hadde oppnådd før,» sier COO Jens Hankert.
Det har også blitt lettere å være omstillingsparat, når uventede begivenheter inntreffer, forteller han.
«Det har også vært en stor fordel for oss i noen turbulente år i 2020 og 2021, at vi nå har én felles plattform, så vi kjapt kunne konvertere alle planlagte møter til videomøter. Det har vært helt avgjørende for oss,» sier Jens Hankert.
Der hersker heller ikke noen tvil om at rådgivningsvirksomheten ser lyst på fremtiden takket være den skybaserte applikasjonen.
«Vi håper og tror at det i lang tid fremover vil være en effektiv applikasjon som kan styrke vår konkurranseevne i markedet. Det vil skje ved å fortsette med å utvikle og tilpasse funksjonaliteten til de kravene forretningen stiller.» sier COOen.
Medarbeiderne får lettere arbeidsdag med Customer Engagement
Customer Engagement har ikke bare gitt flere strategiske muligheter. Det gjør også medarbeidernes arbeidsdag mer fleksibel og enkel.
«Mange av medarbeiderne var jo vant til eldre systemer, men de har tatt applikasjonen velidg godt imot. Mange kolleger kommenterer at den er lett å bruke, fordi det er mange fleksible funksjonaliteter med i applikasjonen. Det er også et pluss at Customer Engagement skjuler GDPR-relatert data, som ikke er relevant for den enkelte medarbeideren,» sier Head of Technology Kim Kragh.
Valget om å kvitte seg med tre separate forretningssystemer og den tidligere CRM-plattformen til fordel for én felles applikasjon, gir medarbeiderne nye muligheter til å samarbeide på tvers av organisasjonen.
«Vi utnytter systemet bedre nå, fordi alle bruker samme applikasjon, kan hjelpe hverandre, og får verdi ut av å vedlikeholde data i systemet. Det gir en selvforsterkende effekt, som ikke var til stede i de gamle systemene.» sier Kim Kragh.
Microsoft anbefalte Cepheo som leverandør av applikasjonen
Da AS3 skulle velge en leverandør av Customer Engagement, tok virksomheten kontakt med Microsoft for å få en anbefaling til den helt rette IT-leverandøren.
«Microsoft anbefalte oss å ta kontakt med Cepheo. Det gjorde de fordi Cepheo har store kompetanser på området med mange konsulenter som kan dekke vårt prosjekt. Det viste seg at Cepheo hadde en prosjektmodell som vi kunne relatere til, og kjemien i samarbeidet var også god. Etter et forprosjekt med innledende avklaringer, var vi enige om å løse prosjektet sammen,» sier Jens Hankert.
Prosjektet var stort og tok mer enn 8.000 arbeidstimer for å få på plass. Det førte til en del utfordringer som har blitt løst på profesjonelt vis.
«Vi har vært fornøyde med samarbeidet. Det har vært dyktige folk på prosjektet som har jobbet hardt for å lykkes med prosjektet,» sier han og tilføyer:
«Nå som vi står med en velfungerende applikasjon er vi svært tilfredse, og vi har fortsatt et godt samarbeid med Cepheo.» avslutter COO Jens Hankert.
