16. februar 2026
Utfordring
Et utdatert ERP‑system med begrenset datainnsikt, manglende lagerstyring og ingen support gjorde det vanskelig for Smekab Citylife å jobbe effektivt og fleksibelt.
Løsning
Løpende modernisering gjennom Dynamics 365 Finance & Operations og Dynamics 365 Sales støttet av kontinuerlige forbedringer og tett samarbeid.
Resultat
En robust, fleksibel, skybasert forretningsplattform som gir innsikt, stabile arbeidsflyter og et solid fundament for å ta i bruk AI.
En nordisk by våkner sakte til liv. En gruppe skolebarn er på vei til dagens første time, mens de passerer en trygt inngjerdet skolegård der et solid rekkverk markerer grensen mellom lek og trafikk. Lenger ned i gaten bidrar en diskret, men effektiv trafikkbarriere til å styre biltrafikken, mens pendlere samler seg ved busstoppet og tar en kort pause på benkene før dagen begynner.
Hver dag, over hele Norden, beveger millioner av mennesker seg gjennom trygge, funksjonelle og innbydende byrom som dette, uten å vite at det svenske produksjonsselskapet Smekab Citylife har levert produktene som gjør dem mulig.
Men en hindring hadde begynt å bremse Smekab Citylifes evne til å nå sine ambisjoner.
Et system som hadde gått ut på dato
Deres gamle ERP‑system, Microsoft Dynamics AX 4.0, kunne ikke lenger holde tritt med kravene til en moderne virksomhet, forklarer CEO Thomas Rydhagen:
«Vi hadde ingen lagerstyring i vårt gamle ERP‑system, så vi hadde egentlig ikke kontroll over lageret vårt. Det var på tide å bytte til noe mer moderne.»
IT‑sjef Fredrik Levin er enig:
«Den største utfordringen var at systemet ikke lenger var støttet. Vi hadde ikke noe valg – vi måtte gjøre noe.»
Og i 2017 gjorde de nettopp det.
Selskapets skybaserte forretningsplattform ble en kombinasjon av Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations, Microsoft Dynamics 365 Sales og analytics levert av deres mangeårige IT‑partner Cepheo.
En moderne plattform med mange muligheter
Effekten har vært tydelig i årene siden plattformen ble implementert, forklarer CEO-en:
«Vi har nå et komplett system som dekker hele prosessen vår fra salg og markedsføring til innkjøp, produksjon og levering.»
Han fortsetter:
«Vi har fått på plass materialhåndtering med WMS (Warehouse Management System), og vi har også CRM‑delen på plass, slik at informasjonen flyter mer eller mindre sømløst mellom de ulike delene av selskapet. Det gir oss bedre kontroll over hele verdikjeden fra ordre til levering. Det er en klar fordel.»
IT-sjef Fredrik Levin trekker også frem fordelene med den nye forretningsplattformen:
«Vi har fått en mye mer stabil og moderne løsning som kontinuerlig har blitt oppdatert og forbedret. Dette har også gjort det mulig for oss å optimalisere og forenkle prosessene og arbeidsflytene våre. Det er ikke like statisk som før. Ny funksjonalitet legges til fortløpende, noe som kommer oss til gode.»
For en produksjonsbedrift som Smekab Citylife er fleksibilitet helt avgjørende:
«Fleksibilitet er en nøkkelprioritet for oss. Vi må være raske og presise når vi fastsetter leveringstider og fleksible i nesten alle prosesser. Å vite hvor ting befinner seg, ha kontroll på verdikjeden og så videre. Derfor trengte vi et system vi virkelig kunne stole på. Og nå har vi det,» sier CEO Thomas Rydhagen.
En bratt læringskurve styrket partnerskapet
Implementeringen av den nye plattformen førte også til noen utfordrende perioder og en bratt læringskurve – både for Smekab Citylife og deres IT‑partner Cepheo.
«Da vi startet prosjektet, var det veldig frustrerende,» sier CEO Thomas Rydhagen.
«Utfordringen var at systemet i 2017 fortsatt var veldig nytt, så også konsulentene hos Cepheo slet med å finne ut hvilken funksjonalitet som fantes og hvordan den skulle fungere. Det var tøft og kostet mye tid.»
Smekab Citylife erfarte at også motgang kan være verdifull:
«Vi slet rett etter implementeringen, så det var helt avgjørende at vi kunne stole på konsulentene fra Cepheo. Vi endte opp med å jobbe veldig tett med dem for å utfordre hva som var ‘need to have’ og hva som var ‘nice to have’.»
Åpen og ærlig kommunikasjon gjorde forskjellen
En av konsulentene Smekab Citylife lente seg tungt på, var tjenesteleveranseansvarlig (SDM) Jörgen Carlsson fra Cepheo. Han fungerte som selskapets dedikerte, proaktive kontaktpunkt og ansvarlig for en stabil, effektiv og forutsigbar reise.
«Som SDM jobber jeg for å gjøre Smekab Citylifes reise enklere. De skal kunne komme til oss, og vi skal hjelpe dem videre,» sier Jörgen Carlsson.
Hans rolle i samarbeidet med Cepheo Evergreen managed services var avgjørende:
«Vi har direkte og ærlig kommunikasjon, og vi har tillit. Smekab Citylife har stor tro på at vi vil det samme og jobber mot samme mål – nemlig å hjelpe dem videre.»
Etter nesten ti år på en skybasert plattform er Smekab Citylife langt mer robust og konkurransedyktig. Men de har også lært noe av å være tidlige brukere:
«Du skal ikke være redd for å ta i bruk ny teknologi, men du trenger ikke nødvendigvis å være den første eller blant de første,» sier IT‑sjef Fredrik Levin.
Klar for AI
For et selskap som jobber for å skape trygge, funksjonelle og innbydende byrom, stopper utviklingen aldri – spesielt nå når AI åpner døren til så mange nye muligheter.
«Vi jobber i treårssykluser med strategien vår. AI vil definitivt spille en viktig rolle i strategien vår fremover,» sier CEO Thomas Rydhagen.
Planen er å starte med et lite pilotprosjekt for å teste teknologien og verdien den kan skape.
IT‑sjef Fredrik Levin legger til:
«Jeg tror absolutt økonomi er et godt område å starte i, spesielt der vi kan eliminere manuelle og repetitive prosesser. Mest sannsynlig med AI‑agenter i Dynamics 365 og utenfor, ved bruk av Microsoft Power Platform og relaterte systemer.»
Også her ser Smekab Citylife til Cepheo for tydelige og konkrete råd, avslutter CEO-en.
«Vi ønsker innspill fra Cepheo som ‘hvorfor gjør dere ikke dette i stedet’. Vi vil at de utfordrer oss og hjelper oss å finne smartere måter å jobbe på. Det er en viktig del av relasjonen.»
