Thy-Mors Energi er et lokalt forankret energiselskap som eies av 44’000 aksjonærer i Thy og på Mors i nordvestlige Danmark. I juni 2022 utvidet selskapet samarbeidet med Cepheo med beslutningen om å skifte fra Microsoft Dynamics AX til Dynamics 365 Business Central.

«Vi har lenge bemerket at vi med Dynamics AX sitter med et gammelt system med gamle tilpasninger som erter oss i hverdagen. Så behovet for en endring har vært klart. At supporten snart utløper har bare gjort behovet tydeligere, » sier Helle Baunsgaard Aachmann, finansdirektør i Thy-Mors Energi.

Hun legger til at hun sammen med resten av ledelsen føler at de ansatte er med ombord for å få en ny ERP-løsning:

«Vi har hørt fra brukere i organisasjonen at Dynamics AX er et system som kan være tungvindt å jobbe med, det har også vært en tydelig støtte og et ønske på tvers av organisasjonen om en ny løsning»

Slik identifiserte Thy-Mors Energi sine behov

Med beslutningen om å gå videre fra Dynamics AX, identifiserte Thy-Mors Energi raskt tre avgjørende behov:

"Til dels kunne vi se at brukervennlighet er viktig for oss. I tillegg må løsningen også være et bedre verktøy for våre prosjektledere. Sist, men ikke minst, vil vi gjerne holde oss innenfor Microsoft sitt økosystem, da alle andre programmer i organisasjonen er fra Microsoft, så det vil vi gjerne fortsette med, sier Helle Baunsgaard Aachmann.

Ønsket om å bli i Microsoft sitt økosystem snevret inn mulighetene, og Thy-Mors Energi måtte derfor velge mellom Dynamics 365 Business Central eller Dynamics 365 Finance og Dynamics 365 Supply Chain Management, for å etterfølge Dynamics AX-løsningen. Sammen med Cepheo gjennomførte Thy-Mors Energi en foranalyse som tydeliggjorde fordeler og ulemper, samt muligheter og begrensninger, ved de to løsningene. I dialog med Cepheo sine konsulenter, falt valget på Business Central, til tross for at Finance and Supply Chain Management var den foretrukkede løsningen for enkelte:

«Teknisk sett hadde det vært enklere å konvertere data fra Dynamics AX til Finance and Supply Chain Management, mens Et skifte til Business Central betyr at vi kommer til å revurdere våre prosesser og arbeidsmetoder. Vi anser dette som positivt, ettersom vi frem til nå har hatt prosesser og arbeidsmetoder som vi bare gjør fordi vi alltid har gjort det slik. Jeg tror det er veldig sunt som organisasjon å gå gjennom en slik prosess,» sier Helle Baunsgaard Aachmann.

Hun understreker verdien av å få bekreftet og avkreftet behov:

«I foranalysen gjennomgikk vi dagens løsning og fikk tydeliggjort og validert hvilke moduler og funksjoner vi egentlig ikke bruker - som vi har flere eksempler på - og hvilke det var viktig å få med. Det vil bidra til at vi får en skarpere løsning med Business Central, uten unødvendig kompleksitet»

Styrket økonomifunksjon og projektledelse

Først og fremst vil overgangen til Business Central styrke energiselskapets økonomifunksjon, hvor en rekke prosesser som i dag er manuelle vil kunne automatiseres. Helle Baunsgaard Aachmann trekker frem fakturahåndtering, bankavstemminger og lagerstyring som områder selskapet vil ha særlig nytte av i den nye løsningen. Samtidig ser hun frem til enklere vedlikehold og oppdatering av Business Central, sammenlignet med Dynamics AX-løsningen.

For å ta høyde for Thy Mors Energi sine spesielle behov, er Business Central-løsningen fra Microsoft blitt optimalisert ved hjelp av en standardisert bransjeløsning fra Cepheo, Power BI, samt en rekke mindre programvareløsninger.

Helle Baunsgaard Aachmann forventer at virksomhetens prosjektledere også vil bli glade for helhetsløsningen, hvor Power BI vil gi dem tydeligere og mer innsikt:

«De vil mye lettere kunne se hva som er lagt ut på prosjektet deres, og samtidig få noen verktøy for å jobbe med de dataene, slik at de slipper å dra det ut i alle slags regneark for å kunne å jobbe med dataene,»

Med måtehold karakteristisk for Thy-Mors Energi sin hjemregion, nordvest i Danmark, har ikke selskapet satt konkrete mål for hvor mange arbeidstimer de forventer at overgangen fra Dynamics AX til Business Central skal spare i dagliglivet, men Helle Baunsgaard Aachmann er ikke i tvil om at effekten vil være merkbar, både i økonomifunksjonen og for prosjektlederne.

Cepheo kunne svare på alle spørsmål

Da beslutningen ble tatt om å gå videre fra Dynamics AX, var Thy-Mors Energi allerede kunde hos Cepheo. Kjennskapen til Cepheo sine ansatte, metoder og ferdigheter, samt resultatene av Cepheo sin foranalyse, gjorde avgjørelsen enkel for Thy-Mors Energi om å starte migrasjonsprosessen sammen med sin eksisterende IT-partner:

"Vi kjente jo allerede til Cepheo og ble samtidig tildelt noen av de samme konsulentene som vi allerede hadde jobbet med. Vi kunne føle at Cepheo forsto virksomheten vår, og vi kunne få svar på alle spørsmålene vi hadde, så det har vært en god prosess og vi ser trygt frem til selve implementeringen,» sier Helle Baunsgaard Aachmann.

Den digitale reisen videre

Fremover har Thy-Mors Energi flere utviklingsplaner. I følge Helle Baunsgaard Aachmann må det skje en videreutvikling av digitalisering av prosesser på tvers av organisasjonen ved hjelp av Business Intelligence, Power Automate og Power Apps, hvor spesielt ressursplanlegging er et område med stort fortjenestepotensiale ved å utnytte disse verktøyene.

Overordnet fokuserer Helle Baunsgaard Aachmann og Thy-Mors Energi på å bli mindre manuelle og mer digitale og automatiserte.

«Vi har alt for mange ting som blir gjort manuelt i dag. Utlegg er et godt eksempel, hvor en kvittering overleveres til økonomiavdelingen, som så har en rekke prosesser for å behandle utbetalingen. Til slutt blir pengene utbetalt, og så sitter vi til slutt igjen med en fysisk kvittering, som vi da også må forholde oss til hva vi skal gjøre med. Det er selvfølgelig veldig enkelt å bare levere inn en kvittering og få pengene sine, men bak kulissene bruker vi alt for mye tid. Her har vi bruk for både automatisering og digitalisering,» sier Helle Baunsgaard Aachmann.