Utfordring
Manglende intern tilgang til spesialistkunnskap og -kompetanse.
Løsning
Partnerskap med Cepheo basert på Dynamics 365 Business Central.
Resultat
En tillitsfull, stabil og effektiv samarbeidsform som også sikrer en smidig samarbeid med andre IT-partnere.
Arbejdsmarkedets Feriefond er en selveiende institusjon hvis primære formål siden stiftelsen i 1974 har vært å dele ut midler som skal sikre feriemuligheter for barn og familier som midlertidig ikke er i stand til å forsørge seg selv.
I mer enn 10 år har Cepheo vært fondets IT-partner og ifølge Nina Löwe Krarup, som er direktør for Arbejdsmarkedets Feriefond, har et langvarig og stabilt samarbeid skapt stor verdi for fondet:
«Med den kjennskapen Cepheo har til vår organisasjon, prosesser og kultur, kan prosessen med å finne løsninger som matcher våre behov nesten sammenlignes med at vår kontaktperson er en av våre egne medarbeidere, og det kan man kun oppnå med et samarbeid av den lengden og stabiliteten som vi har hatt med Cepheo, og våre kontakter der,» sier Nina Löwe Krarup.
Fordelen ved at det er en konsulent fra Cepheo, fremfor en intern medarbeider, er heller ikke til å komme utenom:
«Vi vet utmerket godt at det er et stort team av andre Cepheo medarbeidere bak vår Cepheo-kontaktperson, som gir oss tilgang til kunnskap, kompetanser og muligheter som vi aldri ville ha hatt hvis vi skulle klare det selv. Vi ville aldri hatt mulighet til å selv opparbeide så spesifikke kompetanser som vi får fra Cepheo,» sier direktøren.
Løpende utvikling og vedlikehold av ERP-løsningen
Selve løsningen har gjennom tiden utviklet seg fra Microsoft Dynamics NAV til Microsoft Dynamics Business Central, og Cepheo har spilt en viktig rolle for å sikre at den utviklingen har vært mer eller mindre friksjonsløs.
«Samarbeidet med Cepheo har for eksempel sikret at brukergrensesnittet i vår løsning hele tiden har vært tilpasset og tilrettelagt, så de enkelte brukerne har tilgang til den dataen og kunnskapen de trenger, men at det samtidig er avskjermet slik at en saksbehandler som skal jobbe med noe kunderettet ikke kan gå inn i lønnsmodulen,» forteller Nina Löwe Krarup.
Den tillitsfulle og effektive samarbeidsformen mellom Arbejdsmarkedets Feriefond og Cepheo kommer også til uttrykk når integrasjonene mellom Arbejdsmarkedets Feriefonds Business Central-løsning og andre statlige IT-løsninger skal etableres eller vedlikeholdes:
«Vi kan sette vår Cepheo-kontaktperson i direkte kontakt med spesialistene i de organisasjonene som leverer de forskjellige statlige løsningene, så de kan ta den tekniske dialogen direkte og orientere oss løpende, slik at vi har innblikk i dialogen og er i stand til å dokumentere den samlede løsningen,» sier Nina Löwe Krarup.
Det effektive samarbeidet mellom Cepheo og andre partnere kommer også til uttrykk med Feriefondens hostingpartner:
«Det er veldig smidig, og Cepheo er flinke til å respektere begrensningene som eksisterer mellom de forskjellige partnerenes ansvarsområder,» sier Nina Löwe Krarup.
Effektivt organisert samarbeidsform
Som Cepheo-kunde har Arbejdsmarkedets Feriefond én fast kontaktperson som kjenner deres organisasjon og kan hjelpe uansett om behovet er vedlikehold eller utvikling. Det setup-et har ifølge Nina Löwe Krarup hatt stor betydning for det lange samarbeidet.
«Måten Cepheo har organisert det på, hvor vi har direkte kontakt med en fast kontaktperson som både kan ta beslutninger, men også har teknisk kunnskap og er hands-on, gjør det utrolig enkelt og smidig for oss. Hvis vi skal ordne noe teknisk må jeg ikke igennem flere lag med prosjektledere, men kan skrive en helt jordnær mail til vår kontaktperson som vanligvis kan løse problemet selv,» forteller Nina Löwe Krarup.
Hun utdyber at samarbeidsformen gir en trygghet i samarbeidet fordi utfordringer kan bli løst på en friksjonsløs måte siden den gjensidige tilliten gjør at forventningsavstemningen er enkel og smidig.
Cepheos grundige dokumentasjon i forhold til systemer og kontrakter er nok et punkt hvor direktøren for Arbejdsmarkedets Feriefond er veldig tilfreds:
Som et statlig opprettet fond har vi en dokumentasjonsplikt som krever grundig og utfyllende systemdokumentasjon og kontrakter, og på dét punktet kan jeg ikke sette en finger på Cepheos innsats, sier Nina Löwe Krarup og avslutter:
«I de siste 10 årene har vi hatt et upåklagelig samarbeid med Cepheo, og hvis Cepheo fortsetter med å levere på samme høye nivå, har jeg vanskelig med å se hvorfor det ikke skulle fortsette i mange år fremover.»
