Hoyer VMS Group leverer løsninger innen kraftoverføring og bevegelse til industri- og maritim sektor. Hver motor kan konfigureres i millioner av ulike varianter. Samtidig som ordrevolumet økte, ble det stadig vanskeligere å rekruttere medarbeidere med den nødvendige tekniske kompetansen. Det la press på ordreprosessen og aktualiserte et viktig spørsmål: Hvordan kunne selskapet fortsette å vokse uten at det gikk på bekostning av den nære kundedialogen?

«Vi satte oss ned og spurte oss selv: Hva kan vi gjøre? Svaret var teknologi,» sier Lasse Due, Vice President of Information Technology i Hoyer VMS Group.

Hoyer VMS Group tok selv de første stegene mot en mer digital ordrebehandling.

«Først prøvde vi en mer tradisjonell OCR-løsning, men den var rett og slett for rigid. Kundene måtte sende inn ordrene sine i bestemte formater for at systemet skulle kunne lese dem,» sier Anne-Mette Tolne Søegaard, Commercial Excellence Director i Hoyer VMS Group.

Hoyer VMS Group ønsket ikke å endre måten kundene jobbet på. I stedet begynte selskapet å undersøke hvordan kunstig intelligens kunne tilpasse seg kundenes eksisterende arbeidsmåter.

Det ble starten på en AI-reise der Hoyer VMS Group og Cepheo sammen begynte å utfordre den eksisterende ordreprosessen.

Et samarbeid bygget på felles idéutvikling

Lasse Due kjente allerede Cepheo og visste at selskapet hadde kompetansen som skulle til for å omsette Hoyer VMS Groups forretningsutfordringer til en løsning som fungerte i praksis.

Samarbeidet startet med en serie workshops der medarbeidere fra begge selskaper utfordret måten ordreprosessen fungerte på.

«Vi startet med å identifisere utfordringene i løsningen vi allerede hadde, og definere hvor vi ønsket å komme. Allerede halvveis i det andre møtet presenterte en av arkitektene i Cepheo en idé vi umiddelbart så potensialet i,» sier Lasse Due.

Det var viktig at prosjektet ikke ble drevet av IT alene.

«Dette er ikke et IT-prosjekt. Det er et samarbeid mellom IT og salgsorganisasjonen. Vi har lagt ned like mye arbeid på begge sider, og det er en av grunnene til at prosjektet har gått så bra,» sier han.

Dette ble starten på utviklingen av en Microsoft-basert AI-løsning som automatiserer en av Hoyer VMS Groups mest komplekse administrative prosesser. For Anne-Mette Tolne Søegaard var det samtidig avgjørende at løsningen ikke gjorde det mer komplisert for kundene å legge inn en ordre.

«Det er viktig for oss at kundene kan fortsette å sende inn ordrene sine akkurat som før. Det er vår interne prosess vi har endret – ikke kundenes.»

Ved hjelp av Microsoft Copilot Studio og Power Automate analyserer AI innholdet i ordren og konverterer informasjonen til en salgsordre i Dynamics 365, uavhengig av hvordan kunden velger å sende den inn.

AI gir mer tid til kundene

For Hoyer VMS Group handler verdien av AI ikke om å erstatte mennesker, men om å frigjøre tid til oppgavene mennesker gjør best. Tidligere brukte salgsorganisasjonen mye av arbeidsdagen på å kontrollere og registrere ordre. Med den nye løsningen kan medarbeiderne i stedet bruke mer tid på dialog, rådgivning og tettere oppfølging av kundene.

«Med den nye løsningen får salgsteamet vårt mer tid til oppgavene som skaper størst verdi. Vi kan være tettere på kundene, bygge relasjoner og snakke med dem, i stedet for å bruke tiden på å registrere ordre,» sier Nisha Korff, Team Manager i Hoyer VMS Group.

For Nisha Korff handler gevinsten også om å få en bedre forståelse av kundenes behov.

«Vi ønsker å komme tettere på kundene, slik at vi kan forstå behovene deres bedre og tilby de riktige løsningene,» sier hun.

Anne-Mette Tolne Søegaard deler denne forventningen. Hun ser AI som et verktøy som kan overta en betydelig del av den manuelle ordrebehandlingen.

«Vi forventer at løsningen etter hvert kan frigjøre 10–20 prosent av tiden i salgsorganisasjonen. Da kan medarbeidernes erfaring og kompetanse brukes der den skaper størst verdi for kundene.»

Tydelige rammer for bruk av AI

Interessen for AI i Hoyer VMS Group startet lenge før den konkrete løsningen for ordrebehandling ble utviklet. Selskapet var tidlig ute med å eksperimentere med generativ AI, etablerte sin egen språkmodell og testet ulike AI-verktøy.

Da AI etter hvert ble et strategisk satsingsområde, ble det også tydelig at teknologien krevde klare rammer.

«Det er viktig å ha en styringsmodell på plass. Medarbeiderne må vite hvilke teknologier de kan bruke, og selskapet trenger tydelige retningslinjer for AI. Hvis ikke risikerer IT-avdelingen å bli en flaskehals,» sier Lasse Due.

God styring handler ikke om å begrense innovasjon, men om å skape et trygt fundament som gjør det mulig for medarbeiderne å utvikle og bruke AI på en god måte i hele organisasjonen.

AI-løsningen lærer og blir bedre over tid

AI-løsningen er utviklet for å lære mens den brukes. Hver gang en medarbeider kontrollerer en ordre og korrigerer en feil, lærer AI av korrigeringen. Samtidig bruker løsningen historiske kundedata for å bli stadig bedre til å forstå den enkelte kundes bestillingsmønster og de mange produktvariantene.

Løsningen automatiserer dermed ikke bare ordrebehandlingen. Den blir også gradvis mer presis og en stadig bedre støtte for medarbeiderne. Etter hvert som AI lærer, forventer Hoyer VMS Group at enda flere ordre kan behandles med minimal manuell oppfølging.

AI-reisen har så vidt begynt

Ordrebehandling er den første av en ny generasjon AI-løsninger hos Hoyer VMS Group, men ambisjonene stopper ikke der.
Erfaringene fra prosjektet har allerede gitt nye ideer til hvordan kunstig intelligens kan støtte andre forretningsprosesser og frigjøre mer tid til oppgaver der medarbeidernes kompetanse og relasjoner utgjør den største forskjellen.

«Det å sette kunden først ligger i DNA-et vårt. Hvis vi kan bruke AI til å automatisere komplekse prosesser og dermed få mer tid sammen med kundene, er det en stor gevinst. Det er det vi jobber mot,» sier Lasse Due. Han avslutter: «Microsoft Copilot har blitt en ny kollega. AI er her, og vi har bare sett begynnelsen.»