Den familieeide danske møbel- og lampebedriften Jacobsen Plus ble grunnlagt i danske Horsens 1929 av snekkeren Wilhelm Eriksen. Siden det har bedriften gått fra å være et treverksted til et møbelhus som utviklet seg til dagens livsstilssenter. Da virksomheten ekspanderte til designmøbler i 2006 tok de samtidig sitt nåværende navn. Idag har Jacobsen Plus 50 ansatte og bak roret står Claudia og Peter som er femte generasjon Jacobsen.

«Kursen har vært den samme de siste 10 årene», sier Claudia – ansvarlig for administrasjon, salg og innkjøp – og legger til, «Jacobsen Plus er en av Danmarks mest progressive møbelbutikker og vårt mål er å levere kvalitetsprodukter fra både danske og internasjonale high-end designere og produsenter, samt å tilby en god kundeopplevelse.»

Automatisert administrasjon

Nylig ble det imidlertid tatt et skritt i en delvis ny retning. For akkurat som hos mange andre bedrifter er faktura- og dokumenthåndtering en viktig del av Jacobsen Plus’ virksomhet. Tidligere ble faktureringen gjort manuelt i Microsoft Dynamics AX, og derfor begynte de også å undersøke mulighetene for å implementere et automatisert arbeidssett for fakturaoppdateringer.

«Vi samarbeidet allerede med Cepheo som hjalp med å implementere og supporte vårt ERP-system, og da vi selv ikke hadde kjennskap til passende løsninger spurte vi hva i vår administrative del som var mulig å automatisere og digitalisere. Cepheo anbefalte ExFlow hvilket vi bestemte oss for å bruke», sier Claudia.

Bak ExFlow står en svensk Microsoftsertifisert ISV (Independent Software Vendor) hvis tilleggsmodul kan integreres i forretningssystem som Dynamics 365 FO, Dynamics 365 BC, Dynamics AX samt Dynamics NAV. ExFlow effektiviserer og automatiserer arbeidsflyten for innkjøp og leverandørfakturaer. Modulen er lett å bruke og i Jacobsen Plus’ tilfelle utgår den fra AX hvilket muliggjør at de istedet for å sløse tid og ressurser på å lære sitt personale å bruke et nytt system, kunne fortsette å arbeide i et for dem velkjent ERP-miljø.

«Takket være at vi digitaliserte fakturahåndteringen har hele vår arbeidsprosess blitt betydelig forkortet. Det i sin tur har gitt oss mulighet til å legge mer tid i andre administrative oppgaver i avdelingen. Vi har sannsynligvis hittill redusert vår arbeidstid som er relatert til faktureringen med 50 %», fortsetter Claudia.

Myk start med moduler

Innenfor organisasjoner finnes det ikke sjelden en uvilje til å gjøre forandringer i vante arbeidsprosesser. Digitale omstillinger kan derfor oppleves som både arbeidskrevende og dyre. For bedrifter som vil få en bra og myk start med sin digitalisering er tilleggsmoduler en mulig vei fremover.

Fordelene med ExFlow er at det i motsetning til andre EFH-system (et paneuropeisk digitalt format for fakturering for foretak og myndigheter) ikke finnes noe behov for integrasjon, dobbelregistrering eller kontoplaner. Samtidig kreves det ingen ekstra databaser og oppgraderingene er lett å vedlikeholde. Ettersom ExFlow er innebygd i ERP-løsningen håndteres alt i sanntid direkte i systemet. I Jacobsens Plus’ tilfelle utføres administrasjonen i Dynamics AX og godkjennelsen gjøres enkelt online med hvilken enhet som helst.

«Det har selvfølgelig ikke vært gratis å implementere ExFlow, men jeg vurderer at kostnadsbesparelsen blir mye tydligere jo lenger vi bruker løsningen. Tidligere da faktureringshåndteringen var en stor del av vår hverdag vurderte vi å ansette en ny medarbeider. Det har vi kunnet droppe etter at ExFlow ble installert», avslutter Claudia Jacobsen.