Aalborg Energie Technik er et selskap som bygger avanserte anlegg over hele Europa for å omdanne biomasse til energi. I 2020 etablerte selskapet et nytt forretningsområde, ettermarked, der de leverer service og rådgivning for vedlikehold og videreutvikling av eksisterende anlegg. Slik utnytter de sin kompetanse ikke bare i etableringsfasen, men også i den videre driften, slik at anleggene forblir moderne og velfungerende.

Nicolai Møller leder dette området i rollen som Chief Aftermarket Officer i Aalborg Energie Technik. Etter etableringen så han raskt behovet for å skape mer struktur:

«Siden vi startet med ettermarkedet, har våre primære verktøy for å håndtere salgsprosessen vært Microsoft Outlook og ikke minst Excel. Men Excel er i bunn og grunn ikke laget for den typen oppgaver. Det blir mer som den digitale utgaven av notater på gule lapper,» forklarer han.

Dedikert til Microsoft

NicolaMøller og Aalborg Energie Technik innså raskt at Microsoft Dynamics 365 Sales var den rette løsningen for selskapet.

I stedet for å spre seg på tvers av ulike plattformer og økosystemer, valgte de å samle alt på Microsoft-plattformen. Det gir store muligheter til å skalere løsningen med nye komponenter og funksjoner uten å forlate økosystemet eller lage egne integrasjoner.

«Vi ønsket en løsning som er forankret i hele organisasjonen, der vi kan samle og dele informasjon på tvers av markedsføring, salg og ettermarked. På den måten kan vi styre kundekontakten og konsolidere kommunikasjonshistorikken,» sier Nicolai Møller.

Han utdyper:

«Vi hadde som mål å frigjøre oss fra avhengigheten av Excel og andre applikasjoner som i seg selv er gode, men ofte brukes til formål de ikke er laget for. Målet var et ordentlig CRM-system som med struktur og dokumentasjon kunne gi oversikt over alle kunder og innsikt i både sterke sider og forbedringspunkter i kundehåndteringen.»

Den beste løsningen innenfor de rette rammene

Sammen med Cepheo gjennomførte Aalborg Energie Technik en analyseprosess for å kartlegge selskapets behov og muligheter. Prosessen inkluderte en CRM-måling med 27 spørsmål til et representativt utvalg ansatte. Dette ga verdifull innsikt i selskapets modenhet og utfordringer på CRM-området.

«Gjennom den grundige og strukturerte analysefasen fikk vi bekreftet og avkreftet flere antakelser knyttet til både funksjonalitet og rammeverk. Begge deler er like viktige. Det avgjørende var å gå bort fra antakelser og i stedet se objektivt og strukturert på situasjonen. Det var en av de store styrkene i samarbeidet med Cepheo,» sier Møller.

For ledelsen i Aalborg Energie Technik ble det tydelig hvor avgjørende det menneskelige aspektet er ved innføringen av nye IT-løsninger.

«Folk har sin hverdag og sine måter å jobbe på. Hvis man tvinger dem til å endre rutiner, risikerer man motstand og dermed at potensialet i løsningen aldri realiseres. Vi ble veldig bevisste på hvor viktig det er å tenke gjennom hvordan vi presenterer løsningen og sikrer forankring i organisasjonen,» fortsetter han.

Konklusjonen på analysefasen ble en enkel og skalerbar Dynamics 365 Sales-løsning uten unødvendige justeringer eller tilpasninger.

«Det har hele tiden vært en prioritet for oss å holde oss til en standardløsning. Små justeringer skaper fort unødig kompleksitet, noe som påvirker både prosjektplan og fremtidig vedlikehold,» sier han.

Trygghet og tillit i samarbeid med Cepheo

Gjennom salgsfasen, analysen og prosjektet var det særlig én kvalitet som gikk igjen i dialogen med Cepheo:

«Vi ble virkelig lyttet til. Cepheos folk har vært nysgjerrige og flinke til å omsette våre forretningsbehov til konkrete IT-løsninger.»

Analysefasen gjorde det enkelt for Nicolai Møller og Aalborg Energie Technik å velge Cepheo som implementeringspartner for Dynamics 365 Sales.

«I hele prosessen viste Cepheo stor forståelse for selskapet, bransjen, ønsker og behov. Det skapte tillit og trygghet. Vi merket tydelig at vi var på rett vei og at Cepheo var riktig partner for oss,» sier Chief Aftermarket Officer Møller.

Denne tilliten har vedvart gjennom hele prosjektet og også videre i driftsfasen. Samarbeidet har resultert i en løsning som ikke bare fungerer teknisk, men som faktisk skaper verdi i den daglige salgsdriften.

Forventninger innfridd og vel så det

Dynamics 365 Sales ble tatt i bruk hos Aalborg Energie Technik høsten 2023, og resultatene har innfridd enhver forventning.

«Selgerne våre var lei av å rote rundt i Excel-ark, der det er lett å gjøre feil og vanskelig å vite om dataene er oppdaterte. Vi måtte selvfølgelig gjennom en innkjøringsperiode, men etter hvert som medarbeiderne ble kjent med systemet, oppdaget de hvor mange funksjoner og muligheter som ligger der,» sier Møller.

Tilbakemeldinger etter de ukentlige møtene viser økt engasjement og arbeidsglede i salgsteamet og tydelig støtte til å utvikle prosessene videre gjennom CRM-systemet.

«Arbeidsgleden har økt. Jeg kjenner få selgere som er veldig glad i administrasjon, så den tiden de tidligere brukte på å oppdatere Excel-ark, kan de nå bruke på det de er best til – å selge,» forteller Møller.

Løsningen gir salgsteamet langt bedre oversikt over både kunder og historikk. Det er spesielt verdifullt når en ny selger overtar en kunde eller et kundeemne, da kan de raskt sette seg inn i situasjonen og fortsette arbeidet på et godt informert grunnlag.

«Vi har fått kontroll på pipeline og prioriterer nå langt mer målrettet,» sier Møller.

Et konkret eksempel er bruken av såkalt Go/Get-analyse, som sammenligner sannsynligheten for å vinne en avtale (Go) med sannsynligheten for faktisk å få ordren (Get). Ved å kombinere denne analysen med beregninger av forventet omsetning, dekningsbidrag og tidsforbruk, kan teamet nå ta mer informerte beslutninger om hvor innsatsen gir mest verdi.

«Det gjør både selgerne og meg som salgsansvarlig bedre i stand til å ta riktige valg. Vi ser hvor vi har størst sjanse til å lykkes, og hvor innsatsen gir størst verdi,» sier Nicolai Møller.

Systemet støtter måten teamet jobber på og gir dem verktøyene de faktisk trenger til de oppgavene de er ment for.

Rett verktøy til rett oppgave

For Aalborg Energie Technik har reisen fra Excel til et strukturert CRM-system handlet om mer enn teknologi. Det har handlet om å skape riktige rammer for salgsorganisasjonen, med verktøy som er designet for formålet, prosesser som speiler kundens kjøpsreise og et overblikk som gjør det mulig å ta bedre beslutninger.

«Vi har fått de rette verktøyene til de rette oppgavene. Det gjør hele forskjellen,» konkluderer Nicolai Møller.

Med en velfungerende Dynamics 365 Sales-løsning, et engasjert salgsteam og konkrete resultater å bygge videre på, har Aalborg Energie Technik fått fundamentet de trengte.

Og med Cepheo som partner, som forstår selskapet og driften, står de godt rustet til å videreutvikle salgsorganisasjonen – en utvikling som allerede gir målbar verdi.