Aalborg Energie Technik er et dansk selskap som bygger avanserte anlegg for omdannelse av biomasse til energi over hele Europa. De fokuserer på å løse miljøproblemer ved å bruke avfall i form av planter og landbruksavfall for å generere elektrisitet og varme.

I 2020 etablerte Aalborg Energie Technik et nytt forretningsområde i form av en ettermarkedsvirksomhet som tilbyr service og rådgivning knyttet til vedlikehold og videreutvikling av eksisterende anlegg. På den måten utnytter de selskapets kompetanse, ikke bare i etableringsfasen, men også etterpå, slik at anleggene som Aalborg Energie Technik har bygget forblir riktig vedlikeholdt og moderne.

Nicolai Møller leder dette satsingsområdet i stillingen som Director of Aftermarket i Aalborg Energie Technik. Han fant raskt ut at salgsprosessen måtte struktureres:

«Siden vi startet ettermarkedsvirksomheten, har våre primære verktøy for å håndtere salgsprosessen vært Microsoft Outlook og ikke minst Microsoft Excel. Men i utgangspunktet er ikke Excel laget for slike oppgaver. Det er den digitale versjonen av notater skrevet på papirlapper,» forklarer han.

Dedikert til Microsoft

Nicolai Møller og Aalborg Energie Technik fant raskt ut at Microsoft Dynamics 365 Sales var en opplagt løsning.

I stedet for å spre seg over flere plattformer og økosystemer, valgte de å fokusere på Microsoft-plattformen. Beslutningen gir mange muligheter til å skalere løsningen med nye komponenter og funksjoner uten å gå ut av økosystemet eller foreta tilpassede integrasjoner.

«Vi ønsker en løsning som er forankret i hele organisasjonen, der vi kan samle og dele informasjon på tvers av markedsførings-, salgs- og vår ettermarkedsavdelingene. På denne måten kan vi håndtere kontakten med kundene våre og samle kommunikasjonshistorikken,» forklarer Nicolai Møller og legger til:

«Vi ønsker å frigjøre oss fra avhengigheten av Excel og andre programmer som er svært gode i seg selv, men som brukes til mye de ikke er beregnet til. Med et ordentlig CRM-system kan vi med struktur og dokumentasjon få oversikt over alle kundene våre og alt vi har lyktes med og ikke lyktes med i samhandlingen med kundene.»

Riktig løsning med riktige rammer

Sammen med Cepheo gjennomførte Aalborg Energie Technik en analyseprosess for å validere virksomhetens behov og muligheter. Den besto blant annet av en CRM-undersøkelse med 27 spørsmål til et representativt utvalg av medarbeidere, som ga innsikt i og oversikt over virksomhetens muligheter og utfordringer knyttet til CRM.

Prosessen var svært nyttig, forklarer Nicolai Møller:

«Med den grundigheten og strukturen som analysefasen og CRM-målingen åpner for, fikk vi bekreftet og avkreftet en rekke antagelser med hensyn til funksjoner og rammene for løsningen, og begge deler er like viktige. Nøkkelen er å bevege seg bort fra antagelser og i stedet betrakte ting på en objektiv og strukturert måte. Det er noe av det som har fungert veldig bra i prosessen med Cepheo.»

For eksempel ble det klart for Nicolai Møller og resten av ledelsen i Aalborg Energie Technik at det menneskelige aspektet ved å innføre en ny IT-løsning var noe av det viktigste.

«Folk har sin hverdag og sine måter å gjøre ting på. Hvis du kommer og endrer det ved å ’tvinge’ dem til å gjøre ting annerledes, risikerer du motstand og motvilje. Dette kan undergrave potensialet som den nye løsningen faktisk burde sette ut i livet. Det ble tydelig for oss hvor viktig det er å tenke på hvordan vi presenterer løsningen og sikrer forankringen av den,» sier Nicolai Møller.

Han understreker for eksempel verdien av å skape ambassadører for løsningen. De kan gå foran som et godt eksempel, vise den daglige verdien og fordelene ved å endre arbeidsprosesser og ha en positiv tilnærming til den nye løsningen.

Konklusjonen etter analysefasen ble en enkel og skalerbar Dynamics 365 Sales-løsning uten vesentlige justeringer eller tillegg.

«Vi har alltid prioritert å holde oss til standardløsninger. Alle små justeringer skaper unødvendig kompleksitet, noe som påvirker både prosjektplanen og fremtidig vedlikehold,» sier Nicolai Møller.

Trygghet og tillit i samarbeid med Cepheo

Gjennom salgs-, analyse- og prosjektfasen er det én ting som har gått igjen i dialogene med Cepheo, sier direktøren:

«De har virkelig lyttet til oss. Cepheos medarbeidere har vært nysgjerrige og forstått hvordan de kan gjøre våre forretningsbehov om til konkrete IT-løsninger.»

Resultatet og prosessen i analysefasen gjorde det også enkelt for Nicolai Møller og Aalborg Energie Technik å velge Cepheo som implementeringspartner for Dynamics 365 Sales-løsningen.

«Gjennom hele prosessen viste Cepheo forståelse for vår virksomhet, bransje, ønsker og behov. Det skapte stor tillit og trygghet til Cepheo. Vi kunne tydelig føle at vi var på rett vei, og at det var riktig å velge Cepheo. I prosjektfasen, som vi nå jobber med, har vi bare fått bekreftet at Cepheo gir oss størst sjanse for å lykkes,» sier Nicolai Møller.

Forventer merkbare effekter

Dynamics 365 Sales-løsningen forventes tatt i bruk hos Aalborg Energie Technik høsten 2023, og Nicolai Møller ser frem til det.

«Jeg tror vi raskt kommer til å merke en forskjell. Selgerne våre er også lei av å rote rundt i Excel-ark, hvor det er lett å gjøre feil og hvor man kan bli usikker på om innholdet er oppdatert og vedlikeholdt. Vi må selvfølgelig gjennom en innledende periode hvor løsningen kommer under huden på medarbeiderne og hvor de oppdager funksjoner og muligheter. Etter det tror jeg ikke bare at trivselen vil øke – fordi jeg kjenner få selgere som er begeistret for administrasjon – men jeg forventer også at produktiviteten blir høyere,» forklarer Nicolai Møller.

Grunnen til dette, forklarer han, er nettopp at selgerne slipper å bruke tid på administrasjon, og løsningen gir dem også en mye bedre oversikt over kunden og den felles historikken. Det kommer til å bli verdifullt når en ny selger overtar en kunde eller et kundeemne. I stedet for å måtte starte fra bunnen av, vil de lett kunne få oversikt over det viktigste og lett fortsette å jobbe, forklarer Nicolai Møller og legger til:

«På sikt handler det også om å kunne ha full kontroll på pipelinen og bli bedre på hvem som blir oppringt og hvor lenge vi snakker, slik at både den enkelte selger og jeg som salgssjef blir bedre i stand til å ta de riktige valgene.»

Skal utvides med flere komponenter

Selv om Dynamics 365 Sales ennå ikke er ferdig implementert, ser Aalborg Energie Technik og Nicolai Møller allerede fremover når det gjelder nye teknologier og muligheter.

«Vi må gjennomgå hele IT-infrastrukturen vår, og i dialog med Cepheo finne ut hvordan aktivitetene våre passer med de systemene og løsningene vi har. Som nevnt tidligere er jeg ganske skeptisk til å bruke verktøy til oppgaver de ikke er beregnet til. Vi trenger de riktige programmene til de riktige oppgavene», understreker Nicolai Møller og uttrykker til slutt glede og optimisme over å ha Cepheo med på reisen.