Da DNA Diagnostic ønsket å styrke den kommersielle gjennomføringen og få bedre oversikt over salgsarbeidet, ble det raskt tydelig at den eksisterende CRM-tilnærmingen ikke ga ledelsen den innsikten som var nødvendig for å styre en stadig mer kompleks og internasjonal salgsorganisasjon.

 

Ved å ta i bruk Microsoft Dynamics 365 Sales har DNA Diagnostic etablert et mer strukturert og datadrevet fundament for salgsarbeidet. Sammen med Cepheo som samarbeidspartner har virksomheten tatt et viktig steg mot en mer skalerbar salgsorganisasjon.

 

DNA Diagnostic utvikler og produserer diagnostiske løsninger, blant annet testkits som brukes over hele verden for å sikre menneskers helse, dyrevelferd og trygg matproduksjon. Virksomheten opererer på tvers av flere produktområder, ulike regulatoriske krav og flere go-to-market-modeller.

 

Etter hvert som selskapet vokste og salgsprosessene ble mer komplekse, økte også behovet for bedre struktur i hvordan salgsaktiviteter, kundeinformasjon og pipeline ble fulgt opp.

Fra individuelt verktøy til en felles styringsplattform

 

Tidligere jobbet DNA Diagnostic uten et fullt utviklet CRM-system. Etter hvert tok selskapet i bruk Pipedrive som et operativt verktøy for notater og oppfølging av aktiviteter for den enkelte selger. Løsningen fungerte godt en periode, men etter hvert som organisasjonen vokste, ble begrensningene tydelige.

 

– Pipedrive fungerte som et effektivt verktøy for den enkelte selger, men ga oss ikke den felles oversikten, strukturen og styringen en voksende salgsorganisasjon trenger. Vi manglet transparens og et felles språk for hvordan vi jobber kommersielt, sier Steen Damgaard, Chief Commercial Officer i DNA Diagnostic.

 

Kundeinformasjon, kontrakter og historikk var spredt på tvers av systemer, mapper og personlige notater. Det gjorde organisasjonen sårbar og vanskeligere å utvikle i en mer strukturert og datadrevet retning, særlig i et marked med lange og komplekse salgsprosesser.

 

Et strategisk valg for bedre salgsledelse

 

Ambisjonen var ikke bare å bytte system. DNA Diagnostic ønsket også å løfte modenheten i salgsarbeidet og jobbe mer systematisk med commercial excellence. Målet var at CRM skulle være et aktivt verktøy både for salgsorganisasjonen og for ledelsen.

 

Valget falt på Microsoft Dynamics 365 Sales. Løsningen gir et skalerbart og fremtidsrettet fundament for struktur, datakvalitet og innsikt, samtidig som den passer naturlig inn i virksomhetens eksisterende Microsoft-plattform.

 

– Vi trengte et system som ga ledelsen reell innsikt, ikke bare et verktøy for selgerne. Med Dynamics 365 Sales har vi fått et felles grunnlag for å styre salgsinnsatsen på tvers av virksomheten. Samtidig har vi fått et system som kan utvikle seg i takt med behovene våre, sier Steen Damgaard.

 

Implementering med fokus på læring og eierskap

Med utgangspunkt i Cepheos erfaring fra lignende CRM-prosjekter ble implementeringen gjennomført etter Cepheo Agile MVP-metoden. Målet var å etablere et verdiskapende grunnoppsett raskt, basert på standardfunksjonalitet som organisasjonen kunne ta i bruk umiddelbart og videreutvikle i takt med erfaringer og behov.

 

Som en del av denne tilnærmingen ble standardfunksjonalitet prioritert, og organisasjonen deltok selv aktivt i oppbyggingen av systemet. I stedet for en helautomatisk datamigrering ble sentrale kunde- og salgsdata flyttet gjennom dedikerte workshops med salgsorganisasjonen.

 

Denne tilnærmingen sikret både høy datakvalitet og sterkt eierskap til løsningen. Ledelsen i DNA Diagnostic prioriterte dette bevisst for å forankre CRM som et felles styringsverktøy.

 

Ifølge Steen Damgaard viste dette seg å være en viktig beslutning. Ved selv å arbeide med data og prosesser fikk salgsorganisasjonen systemet «inn under huden» og utviklet en felles forståelse for struktur, datadisiplin og sammenheng.

 

– Det har krevd tid og innsats, men det har også skapt eierskap og styrket kulturen for hvordan systemet skal brukes. Når man selv har vært med på å bygge opp dataene i systemet, bruker og forstår man det på en helt annen måte, forklarer den kommersielle direktøren.

 

CRM som ledelsesverktøy og kulturdriver

 

Cepheos fokus på hvordan CRM kan brukes i salgsledelsen har vært avgjørende for at løsningen i dag brukes aktivt, og ikke bare som et registreringsverktøy. Pipeline, aktiviteter og forecast er nå basert på felles data i sanntid, i stedet for individuelle rapporter og magefølelse.

 

Systemet brukes aktivt i ukentlige salgsmøter og fungerer som et felles referansepunkt for dialog, prioritering og oppfølging. Et viktig prinsipp er enkelt: Hvis noe ikke finnes i CRM, finnes det heller ikke i det felles salgsbildet.

 

Samtidig har løsningen bidratt til en kulturendring. Mer struktur og transparens har erstattet individuelle arbeidsformer. Det gir bedre kontinuitet i salgsarbeidet og sørger for at kunnskap i større grad er forankret i organisasjonen. Resultatet er sterkere relasjoner mellom virksomheten og kundene.

 

Derfor valgte DNA Diagnostic Cepheo som partner

 

Cepheo ble valgt som samarbeidspartner på grunn av sin dype kompetanse på Microsoft-plattformen og evnen til raskt å forstå DNA Diagnostics komplekse virksomhet.

 

For DNA Diagnostic var det viktig å få en løsning basert på standardfunksjonalitet som raskt kunne tas i bruk i organisasjonen. Samarbeidet har derfor vært preget av en pragmatisk og agil tilnærming.

 

– Cepheo forstod raskt virksomheten vår og klarte å omsette behovene våre til en konkret og brukbar løsning uten lange analyseprosesser. Vi ble utfordret på en god måte og fikk hjelp til å ta riktige valg basert på standardløsninger, fremfor å gjøre løsningen unødvendig kompleks, sier Damgaard.

 

Samarbeidet har vært tett og tillitsfullt. Cepheo har også jobbet effektivt sammen med DNA Diagnostics øvrige IT-partner for å sikre gode integrasjoner og et velfungerende systemlandskap.

 

En reise som fortsetter

 

Implementeringen av Dynamics 365 Sales er ikke et sluttpunkt, men et viktig steg i en større digital utvikling. Fremover vil DNA Diagnostic arbeide videre med å styrke samspillet mellom systemer, data og prosesser. Selskapet ser allerede på neste steg, blant annet nye integrasjoner, bedre rapportering og økt bruk av data som beslutningsgrunnlag.

 

– For oss handler det ikke om ett enkelt system, men om å skape stadig bedre forutsetninger for å lykkes kommersielt. Her fungerer Cepheo som en langsiktig sparringspartner som hjelper oss å prioritere de neste stegene og sikre at løsningen utvikler seg i takt med virksomheten, avslutter Steen Damgaard.