Da Felleskjøpet Rogaland Agder (FKRA) tok beslutningen om å bytte til et nytt forretningssystem fra Cepheo, basert på Microsoft Dynamics 365, var ambisjonen klar: å gjøre selskapet mer effektivt, datadrevet og rustet for fremtiden. I dag er ambisjonen den samme og prosjektet viser hvordan nøkkelen til suksess ikke handler om teknologien i seg selv, men om hvordan arbeidet gjennomføres.

Gjennom tydelig metodikk, godt rammeverk og faste strukturer viser FKRA at digitalisering kan drives både kontrollert og målrettet, uten å miste grepet om driften underveis.

«Et bytte av forretningssystem handler egentlig om selskapsutvikling,» sier Torgeir Gilje, leder for FKRAs digitale satsing, og legger til:

«Teknologi alene gir liten gevinst. Det er metodikken med prosessorientert tilnærming som gjør at endringen skaper varig verdi.»

Struktur skaper kontroll

FKRA ser på byttet av ERP-system som selskapsutvikling, ikke bare som et IT-prosjekt. Prosessen løfter hele organisasjonen og fortsetter å drive utviklingen videre. Ved å samle prosesser, data og mennesker i én felles struktur får selskapet bedre oversikt, tar raskere beslutninger og får mer effektive arbeidsflyter.

Innleid prosjektleder fra konsulentselskapet Efab peker på at prosjektet fungerer som en slags katalysator for teknologi som allerede eksisterer og er tilgjengelig.

«Men skal teknologien gi verdi, må prosessene være standardiserte og dataene gode. Ellers gir teknologien liten nytte,» sier han.

En metode som gir fremdrift

FKRA samarbeider tett med både Efab og Cepheo, tre parter som alle jobber etter samme prosjektmetodikk. Dette trekantsamarbeidet gir forutsigbarhet, felles språk og en trygg struktur fra planlegging til drift.

«Det handler om å omsette strategi til konkrete handlinger og få mennesker, prosesser og teknologi til å fungere sammen. Metode og rammeverk er selve forskjellen mellom suksess og fiasko,» sier Lars Erik Lindhjem, Sales Director i Cepheo.

Rammeverket dekker alt fra prosjektledelse og DevOps (kontinuerlig utvikling og drift i samme prosess) til test og opplæring. For FKRA betyr det færre tilpasninger, lavere risiko og ikke minst: en organisasjon som lærer underveis.

«Vi implementerer ikke bare et system. Vi bygger kompetanse i hele organisasjonen,» påpeker Henrik Jelsa gründer og rådgiver i Efab.

Standardisering som nøkkel

Felleskjøpet er et stort konsern med mange ulike virksomhetsområder. Derfor krever det både disiplin og vilje til å standardisere for å samle alt i ett system uten store skreddersømmer.

Gilje forteller at teknologien i seg selv ikke er ny, men at det er bruken av den som er ny og at når de følger standardene, får de en løsning som både er enklere å drifte, lettere å videreutvikle og rimeligere på sikt. Standardiseringen gjør det også enklere å samarbeide på tvers av land og avdelinger, og å bygge videre med ny teknologi senere.

Endring må eies internt

FKRA driver endringsarbeidet selv, med egne ledere og fagpersoner i førersetet. Det er de som kjenner selskapet best, og som vet hvordan endringer faktisk påvirker og treffer i hverdagen.

Giljes erfaring er at endringsledelse kun fungerer når personene som kjenner driften tar ansvar.

«Folk må forstå hvorfor vi gjør endringer, ikke bare hva vi endrer. Det er på den måten du oppnår varige effekter,» sier han.

Et solid fundament for fremtiden

Samarbeidet mellom Cepheo, Efab og FKRA viser hvordan metodikk og struktur gir mer enn et nytt system. Det gir et fundament for videre utvikling. Med gode data og standardiserte prosesser står FKRA nå sterkere når ny teknologi som AI og automatisering tas i bruk.

«Teknologien kan alle kjøpe. Men evnen til å implementere og forankre den er den virkelige konkurransefordelen. Uten standardiserte prosesser får du ikke fullt utbytte av for eksempel AI,» sier Lindhjem i Cepheo.

De tre samarbeidspartene slår fast: Digitalisering er ikke et IT-prosjekt, det er selskapsutvikling.