«Vi var mange som var på vakt hele tiden. Jeg sov alltid med telefonen ved siden av hodeputen, og om man ringte to ganger, ville man alltid få fatt i meg den andre gangen. Døgnet rundt, året rundt. Nå har automatikken tatt over, og jeg kan sove trygt om natten», sier Frode Vatne, som er CIO i Pelagia.

Hverdagen har endret seg markant for Frode Vatne og Pelagia, som er en markedsledende produsent av fiskeprodukter med hovedkontor i Bergen. Tidligere måtte han hele tiden løse akutte problemer og holde et aldrende system kjørende. Da ble det ikke mye tid til utvikling. Det gjorde Pelagia sårbar og avhengig av enkelte medarbeidere.

Det var aldri en weekend eller en ferie hvor PC-en ikke måtte finnes frem for å løse problemer, forteller Frode Vatne.

På den gamle plattformen ble det brukt stadig mer tid på drift på grunn av aldrende systemer, og det tok tid vekk fra utvikling og strategi. Nå er den utfordringen stort sett borte:

«Vi har mer eller mindre fjernet driften fra våre daglige gjøremål, og nå har vi fokus på nye ting og på å få etablert nye funksjonaliteter til forretningen», sier Pelagias CIO.

Det var en IT-løsning fra Cepheo som sikret nattesøvnen for Frode Vatne. Løsningen består av en Cepheo Managed Services-avtale som flyttet driften og vedlikeholdet av systemer og apper over til Cepheo. Pelagia fikk også implementert Microsoft Dynamics 365, supplert med Cepheo Process Industries Solution som imøtekommer en rekke bransjespesifikke behov med fokus på sporbarhet, kvalitet, sikkerhet og dokumentasjon – alt for å oppfylle kravene som stilles av kunder og myndigheter i næringsmiddelindustrien.

Ifølge Frode Vatne prioriterte Pelagia å få en partner som forstod både deres tekniske og kommersielle bransjespesifikke behov:

«Den samlede norske produksjonen av laks er mindre enn den mengden fisk som går gjennom oss hos Pelagia. Vi hadde rett og slett bruk for noen som kunne levere store løsninger til store firmaer på en effektiv og enkel måte, og etter et par runder endte vi hos Cepheo», forklarer han.

Reinvestering av effektiviseringsgevinster

Som en del av Managed Services-avtalen bistår Cepheo med å kartlegge kommende oppdateringer fra Microsoft og hva implementeringen krever av Pelagia, og så gir Cepheo også støtte under den endelige implementeringen. Frode Vatne forteller at Managed Services-avtalen har frigjort et stort beløp til nyinvesteringer. Det understøtter Pelagias ønske om å holde fast på sin rolle som markedsleder ved å ligge i forkant av den teknologiske utviklingen.

Ressursene som Managed Services-avtalen har frigjort, er blitt reinvestert i automatisering av manuelle oppgaver og implementering av flere funksjoner fra Dynamics 365 til å løse forretningsmessige oppgaver som tidligere ble utført på papir eller i Excel-ark.

Bruken av automatisering og databehandling har medført at Pelagias produksjonslinjer blir effektivisert kontinuerlig:

«Vi kunne mer i mai enn vi kunne i januar, og nå i november kan vi mer enn vi kunne i mai. Vi har et ønske om å bli mer automatisert og effektive hele tiden, og den sparringen vi får fra Cepheo-konsulentene og de løsningene som er blitt implementert, har ført til en merkbar reduksjon i manuell håndtering av arbeidsoppgaver», er bedømmelsen av det foreløpige resultatet av automatiseringen hos Pelagia.

Det har vært uvurderlig for Frode Vatne og Pelagia å ha Cepheo som proaktiv sparringpartner som både kan komme med nye ideer, men også være kritisk og si nei:

«Hvis vi fortsatt skal være en markedsledende virksomhet, må partneren vår levere det vi har bruk for og ikke bare det vi etterspør, og det er en oppgave Cepheo evner å løfte», sier Frode Vatne.

Langtidssikret partnerskap

I jakten på ny IT-partner innså Frode Vatne at ikke hvem som helst ville kunne leve opp til Pelagias forventninger.

”Vi besluttet at det ikke er viktig hvor konsulentene sitter, men hvilke kompetanser de har, og hvilke løsninger og funksjoner de har arbeidet med tidligere. Den kunnskapen og de arbeidsprosessene vi får hos Cepheo er så strukturerte og solide, at det er uavhengig av individer,” sier Frode Vatne.

Han forklarer at samarbeidet mellom Pelagia og Cepheo har blitt strukturert så det også er uavhengig av tid og sted.

”Vi samarbeider primært gjennom Microsoft DevOps, og her har alle like kort avstand til våre konsulenter fra Cepheo. Om konsulentene sitter i Danmark, Polen eller Sverige er fullstendig likegyldig, da vi har kjørt alle våre prosesser over på engelsk, så alt er mer tilgjengelig. Samtidig har vi forbudt kommunikasjon på e-mail, og hvis noen bryter dette kan de ikke forvente et kjapt svar,” sier Frode Vatne.

Samarbeidsformen skal sikre at kunnskap er tilgjengelig og ikke gjemt i noens hode eller mailboks:

”Det gjør det mer frikjsonsløst når medarbeidere eller konsulenter skiftes ut, hvilket blir uunngåelig på et tidspunkt. Vi kan ikke forvente at alle er med fra start til slutt over flere år. Det skal også være et setup som skal kunne overleve meg.” avslutter Pelagias CIO Frode Vatne, som nå kan ta fri med ro i sinnet.