«Vi hadde ikke noen definert global salgsprosess. Datterselskapene våre hadde delvis autonome prosesser og systemer. Det gjorde det vanskelig å dele kunnskap mellom selskapene,» sier prosjektleder Karina Dall Rasmussen hos C.C.JENSEN.

Dette førte til at store synergier gikk tapt for produksjonsbedriften,som har hovedkontor i Danmark, uttaler prosjektlederen om tiden før de fikk det standardiserte salgssystemet Microsoft Dynamics 365 Sales.

«Historisk sett har vi vært vant til å ha god oversikt over ordrebøkene og de historiske salgstallene, men rapporteringen av pipeline ble gjort manuelt i Excel på et månedlig møte. Det var ganske ressurskrevende å få oversikt over pipelinen for alle selskapene, og derfor ønsket vi å gå fra «lokalt til globalt», der vi kan se alle masterdataene våre på ett sted,» forklarer hun.

Selgerne jobbet også på forskjellige måter, fordi det er snakk om globale kunder og mange ulike segmenter, forteller Karina Dall Rasmussen. 

«Det gir utfordringer når du vil skalere virksomheten og styre den på tvers. Med så mange ulike kulturer og selskaper er det viktig å ha et felles språk for salgsprosessen,» forteller hun om verdien av å standardisere arbeidsprosesser. 

Det har C.C.JENSEN fått, takket være Microsoft Dynamics 365 Sales, med noen håndplukkede utvidelser i tillegg. Samlet sett sørger løsningen for standardisering av arbeidsprosesser og kundedata for å sikre en oppdatert pipeline uten for mye ensretting i salgsarbeidet i ulike markeder og kulturer. Denne balansen har fremmet samarbeidet i og utenfor organisasjonen.

C.C.JENSENs utgangspunkt er en standardisert Dynamics 365 Sales-løsning med et begrenset antall tilpassinger. Det gjør det blant annet enklere for organisasjonen når Microsoft kommer med løpende oppdateringer av løsningen og bidrar til et enklere vedlikehold.

Løsningen ble satt i drift hos C.C.JENSEN i 2019, og siden den gang har fokuset vært på utrulling til brukerne og løpende oppgraderinger i samarbeid med Cepheo. 

Selgere får bedre oversikt og mer tid med nytt system

Microsoft Dynamics 365 Sales gir den danske produsenten innsikt i og et potensial for styring av salgsprosessen som de ikke hadde tidligere. Nå har selskapet et ekstra datasett med seg når de tar strategiske beslutninger om fremtiden til selskapet.

«Systemet skaper en rød tråd fra lead til salg til mersalg og kryssalg. Det gir en bedre oversikt og gir hver den enkelte selger og ledelsen mulighet til å prioritere bedre, være mer fokuserte og strategiske. Det forkorter også tiden fra lead til bestilling,» sier Karina Dall Rasmussen, som var ansvarlig for implementeringen av løsningen hos C.C.JENSEN .

Hun har særlig ett godt og praktisk eksempel på en klar forbedring i selgernes arbeidshverdag:    

«Tidligere kastet selgerne bort mye tid fordi de måtte jobbe fra flere forskjellige programmer og vinduer eller måtte få fatt i en kollega for å få nødvendig informasjon. Nå kan selgeren jobbe primært i ett vindu, uten å måtte bytte frem og tilbake. Det kan for eksempel være direkte i Outlook eller i Dynamics 365 Sales-appen på en mobil enhet, der selgeren kan finne all relevant informasjon og data fra Dynamics 365 Sales og foreta anrop via Microsoft Teams. Det gjør selgerne mer effektive og sikrer registrering av nye potensielle kunder i form av leads on the fly,» sier prosjektlederen.

Produksjonsvirksomheten har dermed fått nye muligheter i markedet.

«Dynamics 365 Sales gir oss muligheten til å skalere opp etter behov. Vi kan visualisere dataene våre, noe som optimaliserer forståelsen og kommunikasjonen. Vi kan også automatisere prosessene rundt oppfølging av en kunde, på samme måte som vi kan koble til flere apper etter hvert som vi blir flinkere til å bruke plattformen og dataene våre,» sier Karina Dall Rasmussen.

Oljefilterprodusenten er så innstilt på å få bedre innsikt i sine data om kunder og salg at de begynte med Power BI i 2022. Løsningen bidrar til å kombinere, organisere og visualisere data fra både Customer Engagement og økonomi- og logistikksystemet på nye måter, noe som gir C.C.JENSEN større innsikt i den verdensomspennende virksomheten.

«Takket være Power BI har vi kunnet følge utviklingen i vår segmenterte pipeline daglig det siste året. Det gir stor verdi å kunne gå fra å tro til å vite, og innsikten fra Power BI gir nyttige innspill til prioriteringene våre,» sier Karina Dall Rasmussen.

Utvidelser gir enda flere muligheter

C.C.JENSEN har utvidet standardløsningen i Dynamics 365 Sales med Power Pages, SharePoint og kunnskaps- og fildelingssystemet Cepheo Collaborate.

«En del av inntektene våre kommer gjennom tredjepartsselskaper i form av distributører, så vi måtte sørge for å ha riktig IT-infrastruktur på plass for å samle inn og dele riktig kunnskap om produktene våre i hele organisasjonen,» sier Karina Dall Rasmussen.

Samspillet mellom løsningene fremmer det som alt handler om: støtten til kundene. Nå kan C.C.Jensens medarbeidere og eksterne samarbeidspartnere enkelt få tilgang til de samme dataene.

«Før hadde vi filene våre til internt bruk på en server, og eksternt brukte vi en kunnskapsdatabase. Med Cepheo Collaborate-løsningen har vi utvalgte filer liggende på SharePoint-nettstedene våre, som deretter deles med samarbeidspartnerne via Power Pages,» sier hun og utdyper: 

«Dette betyr at filene bare trenger å vedlikeholdes på ett sted, og våre eksterne partnere har tilgang til den nyeste versjonen av filene samtidig som våre ansatte. Dette sparer oss for misforståelser, bortkastet tid og potensielt misfornøyde kunder som ikke har fått riktig rådgivning og dokumentasjon.»

Bevisstheten om behovet for vedlikehold og styring betyr mye for C.C.JENSEN både når det gjelder data og samarbeidsverktøy. For eksempel var selskapet tilbakeholdne med å rulle ut alle funksjonene i Teams til ansatte før strukturer og arbeidsflytprosesser var på plass:

«Vi verdsetter styring veldig høyt. Hvis det opprettes Teams-grupper i øst og vest, spres data og innsikt for alle vinder, og da går kunnskapsdelingen tapt igjen,» sier Karina Dall Rasmussen og legger til:

«Ved hjelp av appen utviklet i samarbeid med Cepheo fikk vi kontroll på Teams-opprettelse og livssyklus fra 2022. Nå midt i den globale utrullingen av MS Teams som et samarbeidsverktøy, kan vi se at denne frontdelen vil tilføre stor verdi til det daglige samarbeidet og kunnskapsdelingen på tvers av avdelinger og landegrenser.» 

Strategisk sparring skaper en spennende fremtid

C.C.JENSEN kjøpte noen av løsningene på grunnlag av strategisk sparring med og rådgivning fra Cepheo. Hva ligger bak den beslutningen?

«Vi trengte en ressurs som kjenner CCJ-teamet og vår virksomhet, og som ikke er begravet i driftsoppgaver. En løsningsarkitekt med evne til å se det store bildet utfordrer oss på våre løsninger og optimalisere prosessene. Dette behovet understøttes av den strategiske sparringen med Cepheo,» sier Karina Dall Rasmussen.

Visjonen for fremtiden for samarbeidet mellom Cepheo og C.C.JENSEN fortsetter å fokusere på å optimalisere produksjonsselskapets mulighet til å inngå en strukturert og effektiv dialog med kundene før, under og etter salget.

«Først og fremst er det mange flere muligheter i Dynamics 365 Sales som vi ønsker å dra nytte av. I tillegg er vi i ferd med å oppgradere markedsføringsfunksjonen, hvor en løsning som Dynamics 365 vil kunne ha en høy grad av marketing automation, som utnytter samspillet med de andre systemene,» sier prosjektleder Karina Dall Rasmussen.

Neste steg er en såkalt datasjø. Etter hvert som flere funksjoner digitaliseres og automatiseres, vil det kreve en sterkere datainfrastruktur. I datasjøen vil C.C.JENSENs data sentraliseres slik at den kan standardiseres og hentes ut av alle systemer, noe som skaper forutsetninger for bedre kunnskapsdeling og mer kvalifiserte analyser.

«Men visjon og implementering av systemer gjør seg ikke alene, så vi må rette stor ros til de ansatte, som hele tiden må omfavne endringer med nye systemer og arbeidsflytprosesser. Det har vært en fantastisk reise så langt – og vi fortsetter med å utvikle oss selv og våre systemer slik at de er tilpasset markedets og kundenes behov.» avslutter prosjektleder Karina Dall Rasmussen.