”Vi valgte Cepheo Collaborate fordi vi kunne se mulighetene i forhold til å binde rettighetene i Microsoft 365-pakken sammen, som Teams og SharePoint ikke kunne på det tidspunktet. Mange av våre enkeltstående systemer kan i prinsippet godt løse de isolerte oppgavene alene, men Cepheo Collaborate er limet som binder våre systemer sammen. Det er en infrastruktur som hjelper oss i IT med å gjøre brukeropplevelsen bedre for brukerne,” forteller Lars Filstrup, som er Group IT Manager hos Universal Robots.

For Lars Filstrup og Universal Robots har det vært et poeng i seg selv å utnytte flest mulig funksjoner og muligheter i den eksisterende Microsoft-lisensen i stedet for å kjøpe adskilte programvarelisenser fra forskjellige leverandører, som deretter skulle nøye integreres.

”La oss heller utnytte lisensene så mye som mulig, og samtidig dra fordel av at brukerne kjenner verktøyene fra før,” forklarer Lars Filstrup og utdyper: ”Filosofien har vært å gjøre mest mulig i SharePoint og Teams, så våre medarbeidere ikke trenger å bruke tid på å lære seg nye brukerflater.”

Cepheo Collaborate ble introdusert for første gang hos Universal Robots for å skape et effektivt prosjektstyringsverktøy. Research & Development-avdelingen hadde et ønske om et verktøy hvor prosjektlederne enkelt kunne ha oversikt over hvor langt man er i prosessen, hvem som har bidratt, og hva som er godkjent.

Universal Robots har med Cepheo Collaborate fått en løsning hvor man har en stage-gate modell til prosjektstyring, hvor hver gate har sin egen avlåste prosjektromsgruppe i Teams. Det betyr at fortrolig materiale kun deles på et ”need-to-know” basis, så folk har tilgang til det materialet som de har behov for, men heller ikke mer enn det.

”Vi ville ikke kunne styre det rettighetsmessige med hvem som har styr på hvilke dokumenter, og hvem som kan se hva uten å ha Cepheo Collaborate med på innsiden,” sier Lars Filstrup.

Prioriteringene har vært drevet av hvor forretningen har hatt et behov:

”Vi hadde f. eks et Quality Management System fra før, og det trengte en oppdatering. Her brukte vi Cepheo til å få skrevet det om, så vi nå har en bedre oversikt over hvor de enkelte dokumentene er i prosessen og hvilke medarbeidere som har ansvaret for dem,” sier Lars Filstrup.

Det er et viktig system som sikrer at kravene til Universal Robots ISO-sertifisering overholdes, og en delvis automatisering av arbeidsprosesser tydeliggjør oppgaver og minsker risikoen for menneskelige feil i dokumentasjonsprosessen.

Automatisering og oversikt

Hos Universal Robots understøtter Cepheo Collaborate Contract Management med digital signatur, virksomhetens Quality Management System og deres Prosjektstyringsverktøy. Gevinsten har ikke bare vært automatisering, men også en oversikt:

”Cepheo Collaborate har spart oss mye manuelt arbeid og ved  hjelp av dashboards kan vi nå også følge dokumentenes flow. Vi kan alltid se hvem som er ansvarlig for de enkelte dokumentene, følge versjonshistorikken, tillføye ekstra spesielle rettigheter samt se ”hvem som har ballen,” sier Pia Charlotte Westh, som er SharePoint & Microsoft 365 Spesialist hos Universal Robots og tilføyer:

”Med få klikk på disse dashboardene får vi raskt en samlet oversikt over alle de bilagene/dokumentene som ligger bak eksempelvis en digitalt signert kontrakt.”

I mange virksomheter blir medarbeideres tid ikke utnyttet optimalt, da tiden blir brukt på å lage, arkivere, gjenfinne og dele kontrakter og avtaler fra flere forskjellige steder. Tidligere var det også tilfellet hos Universal Robots:

”Som mange andre hadde vi kontrakter og avtaler liggende mange steder i organisasjonen på fildrev, SharePoint og mailbokser. Cepheo Collaborates løsning til Contract Management med digital signatur kom fra et ønske om å samle alt dette ett sted med vår innkjøps- og juridiske avdeling som de sentrale spillerne. Vi har fått bedre oversikt over de avtalene som blir inngått, og har fått automatisert deler av styringen rundt avtalene, så vi eksempelvis får notifikasjoner før kontrakter utløper eller andre deadlines og handlinger i kontrakten trenger å handles på.” sier Lars Filstrup.

Pia Charlotte Westh tilføyer:

”Cepheo Collaborate er et verktøy som gjør det enklere for oss å være i forkant med kontraktutløp, så vi til god tid kan forlenge eller ta en veloverveid beslutning om å ikke forlenge samarbeidet.”

”Rettighetsstyringen i Contract Management gjør det samtidig enkelt å få nye brukere på fra avdelinger som gjerne vil bruke systemet til deres kontrakter, uten at vi er nødt til å skaffe separate systemer til den. Vår kvalitetsavdeling er eksempelvis interessert i å utnytte at de kan bruke den digitale signaturen,” sier Pia Charlotte Westh.

Hos Universal Robots Project Management Office, hvor Cepheo Collaborate første gang ble introdusert for prosjektstyring, har man også kunnet merke forskjell:

”Takket være Cepheo Collaborates evne til å binde våre systemer sammen har de fått en mye bedre oversikt over de prosjektene vi har på gang, hvor vi er i prosessen, og en bedre styring av de dokumentene som gjør at man kan godkjenne og komme videre i stage-gate prosessen.” sier Lars Filstrup og tilføyer: ”Det hadde vært vanskelig å oppnå den samme arbeidseffektiviteten uten Cepheo Collaborate. Du kan ha nok så mange mursteiner, men uten mørtel er det vanskelig å bygge et hus,” sier Lars Filstrup.

Styr på en voksende forretning

De tre Cepheo Collaborate-løsningene er ifølge Lars Filstrup viktige elementer for å få virksomheten til å henge sammen, og har vært en viktig brikke i Universal Robots utvikling, som ble startet i 2005 da forretningen så dagens lys, og siden har vokst i et høyt tempo.

”Da vi var en start-up hadde vi nok ikke bruk for disse løsningene, men i takt med at vi har vokst, har det vært nødvendig å få dem inn. Hvis vi ikke kan styre kontraktene våre, kvaliteten vår og prosjektene, så er det ikke styr på forretningen,” sier Lars Filstrup.

”Det som har fungert godt i samarbeidet med Cepheo, er at løsningene ikke er statiske, men kan utvikle seg i takt med at krav og behov utvikler seg. Sammen kan vi løpende tilpasse løsningen, så vi ikke må starte forfra hele tiden. Samtidig følger Cepheo Collaborate den tekniske utviklingen hos Microsoft, så vi også kan utnytte de nye mulighetene som oppstår der,” tilføyer Pia Charlotte Westh.

Ifølge både Lars Filstrup og Pia Charlotte Westh har Cepheo vært dyktige til å løpende utfordre dem på både premisser og scope, når de har lagt frem sine behov. Det har betydd at arkitekturen og løsningen ikke har blitt for spinkle eller smale fra starten av.

Det gode samarbeidet betyr at man nå ser nærmere på nye områder hvor Cepheo Collaborate kan gjøre en forskjell hos Universal Robots:

”Sammen med Cepheo arbeider vi med at den eksisterende QMS-løsningen tilrettelegges og gjøres klar for fremtidige sertifiseringer, så vi oppnår samme oversikt og automatisering av prosesser på tvers av alle sertifiseringene. Det vil skape stor verdi for oss.” avslutter Pia Charlotte Westh.