En stabil og fremtidsrettet forretningsplattform som ble levert som planlagt, uten å påvirke produksjonen. Plattformen danner nå grunnlaget for videre utvikling og forbedring.

Kährs' historie startet i Nybro i 1857. Siden den gang har selskapet vært gjennom en omfattende utvikling, fra produksjon av trevarer, leker og dører til å bli en av Nordens ledende gulvprodusenter. Gjennom alle endringene har håndverket, tilhørigheten til Nybro og evnen til stadig å fornye seg stått sentralt.

Ifølge Jonas Bäck, director business development, Digital & IT i Kährs Group, er nettopp denne kombinasjonen avgjørende for å forbli relevant:

«For å være relevante må vi ta med oss håndverket og arven vår videre, samtidig som vi fortsetter å drive innovasjon. Vi bygger videre på verdiene som alltid har kjennetegnet Kährs, og kombinerer dem med moderne verktøy, ikke minst digitalisering.»

Fabrikken i Nybro er fortsatt hjertet i Kährs' virksomhet. Men for å kunne fortsette utviklingen var det ikke nok å ta vare på det som allerede fungerte. Det eksisterende forretningssystemet hadde etter hvert blitt både en risiko og en begrensning for videre utvikling.

«Vi hadde et svært gammelt system som ikke lenger ble videreutviklet. Vi var rett og slett nødt til å gjøre noe», sier Jessica Wolmhed, operations controller i Kährs.

Systemet fikk ikke lenger support og ble heller ikke videreutviklet. Å vente var derfor ikke et alternativ. Kährs trengte en plattform som kunne støtte både dagens virksomhet og selskapets ambisjoner for fremtiden.

Samtidig innebar et systembytte en ny utfordring. Overgangen måtte gjennomføres uten å sette den daglige driften i fare. Det var noe Carl-Henrik Stenermark, chief operational officer i Kährs, var særlig opptatt av:

«Jeg var veldig bekymret før vi gikk live. Det viktigste var at vi hadde et system på plass som kunne sikre driften fra første dag.»

Denne bekymringen preget prosjektet helt fra starten. I stedet for å gå rett i implementeringen valgte Kährs å bruke god tid på forberedelser og risikoreduksjon.

En forstudie som gjorde en forskjell

Kährs så tidlig behovet for å få et tydelig bilde av både behov og forutsetninger før implementeringen startet. Sammen med Cepheo gjennomførte selskapet derfor en omfattende forstudie over mer enn to år.

Prosesser ble kartlagt, krav identifisert og organisasjonen involvert før prosjektet gikk videre.

«Forstudien var svært viktig. Vi sørget for at alle grunnleggende funksjoner vi hadde behov for, faktisk var på plass i systemet», sier Jessica Wolmhed.

Da implementeringen startet, var mange av de viktigste beslutningene allerede tatt. De største risikoene var identifisert, og organisasjonen hadde en felles forståelse av retningen videre.

Tilpasset arbeidsprosessene til systemet

Et av Kährs' viktigste strategiske valg var å ta utgangspunkt i standardfunksjonaliteten i Microsoft Dynamics 365.

I stedet for å gjenskape alle tidligere prosesser i den nye plattformen, gikk selskapet gjennom arbeidsmåtene sine og gjorde tilpasninger der det kunne gi en enklere og mer bærekraftig løsning.

«Vi har i større grad valgt å tilpasse arbeidsmåtene våre til standardfunksjonaliteten i Dynamics 365. Det var et bevisst valg for å sikre at vi også kan fortsette å utvikle oss fremover», forklarer Carl-Henrik Stenermark.

Ved å unngå unødvendig kompleksitet har Kährs lagt bedre til rette for fremtidige oppdateringer, videreutvikling og skalering. Samtidig var det viktig at endringene påvirket produksjonen minst mulig.

«Når jeg sammenligner arbeidshverdagen før og etter, er det ingen stor forskjell for medarbeiderne våre i produksjonen», sier Carl-Henrik Stenermark.

Et samarbeid bygget på tillit og kompetanse

Fra starten av fungerte Cepheo som rådgiver og støttespiller i arbeidet med å forme den fremtidige Dynamics 365-løsningen. Jessica Wolmhed trekker særlig frem kompetansen Cepheos konsulenter bidro med når det fantes flere mulige veier videre.

«Vi har ikke bare fått presentert én løsning, men gjerne to eller tre alternativer. Deretter har vi sammen diskutert oss frem til det som passet oss best.»

Det gjorde at Kährs beholdt kontrollen over beslutningene, samtidig som selskapet fikk tilgang til solid spesialistkompetanse.

Jonas Bäck trekker også frem den åpne og konstruktive dialogen i samarbeidet:

«Med Cepheo har vi en partner som forstår virksomheten vår, og som samtidig utfordrer oss til ikke bare å gjøre de riktige tingene, men også å gjøre dem på riktig måte. Det er ikke alltid friksjonsfritt, men vi støtter hverandre og prøver å sitte på samme side av bordet når vi skal finne løsninger.»

Levert til avtalt tid og bygget for fremtiden

Store implementeringsprosjekter er ofte komplekse, med mange interessenter og avhengigheter. Likevel ble prosjektet levert som planlagt.

«Det er ikke mange prosjekter som faktisk blir ferdige til avtalt tid. Det gjorde vi», sier Niclas Klarke, senior service delivery manager i Cepheo med ansvar for Kährs.

Den grundige forstudien og en strukturert prosjektstyring var viktige for resultatet. Ved å ta sentrale beslutninger tidlig kunne prosjektet unngå unødvendige omveier og økende kompleksitet.

I dag jobber Kährs i et moderne Dynamics 365-miljø som kombinerer stabilitet med fleksibilitet.

Resultatet merkes både i den daglige driften og i tryggheten den nye plattformen gir. Jonas Bäck forteller blant annet at IT-sjefen spøkefullt har sagt at han nå kanskje faktisk kan dra på ferie uten å bli avbrutt av systemhendelser.

Fra implementering til kontinuerlig utvikling

For Kährs markerer ikke implementeringen slutten på reisen med Cepheo.

«Jeg vil si at implementeringen bare er begynnelsen. Det er etterpå det virkelig morsomme arbeidet starter», sier Jessica Wolmhed.

Hun beskriver samtidig en økende nysgjerrighet i organisasjonen rundt de nye mulighetene Dynamics 365 gir.

Med en moderne plattform på plass kan Kährs nå rette oppmerksomheten mot neste fase i den digitale utviklingen. Selskapet har fått et stabilt fundament for å effektivisere prosesser, forenkle arbeidsmåter og utforske nye muligheter.

«Denne investeringen handler om å bygge en moderne virksomhet og skape engasjement i hele organisasjonen», sier Jonas Bäck. «Den gir oss fundamentet vi trenger for å fortsette utviklingen.»

Satsingen på Dynamics 365 handler dermed om langt mer enn et vellykket systembytte. Kährs har fått en plattform som gjør det mulig å fortsette moderniseringen av virksomheten, samtidig som selskapet ivaretar stabiliteten produksjonen og organisasjonen er avhengig av.

Samarbeidet med Cepheo fortsetter også etter go-live gjennom Cepheo Evergreen Managed Services. Her kombineres løpende support med kontinuerlig optimalisering og videreutvikling etter hvert som nye behov oppstår.

Etter mer enn 160 år med kontinuerlig utvikling kan Kährs fortsette å kombinere håndverk og innovasjon, samtidig som selskapet utvikler prosessene og den digitale kapasiteten som skal ta virksomheten videre.

Dette kan andre produksjonsbedrifter lære av Kährs

• Bruk tid på en grundig forstudie og ta viktige beslutninger før implementeringen starter.
• Velg standardfunksjonalitet fremfor omfattende spesialtilpasninger.
• Bygg en løsning som legger til rette for langsiktig skalering og utvikling.
• Se implementeringen som starten på utviklingen, ikke slutten.
• Velg en partner som både støtter og utfordrer dere underveis.